Surat peringatan karyawan adalah teguran tertulis dari perusahaan kepada pekerja yang melanggar aturan kerja. Banyak orang langsung cemas begitu menerimanya. HRD pun sering ragu saat harus menerbitkannya.
Padahal, aturannya cukup terang. Surat peringatan keluar secara bertahap, mulai dari SP1, SP2, sampai SP3. Masing-masing umumnya berlaku paling lama enam bulan, kecuali perjanjian kerja menetapkan lain.
Sebagai pakar hukum, saya punya satu keresahan. SP kerap dipakai untuk menekan pekerja, padahal fungsi aslinya pembinaan. Menurut saya, SP yang sehat selalu bertujuan memperbaiki perilaku.
Perusahaan yang menerbitkan SP tanpa bukti dan prosedur sedang membuka pintu sengketa. Pekerja yang tidak paham haknya juga gampang dirugikan.
Satu hal lagi perlu kamu tahu. DPR mengesahkan RUU Pelindungan Ketenagakerjaan menjadi undang-undang pada 6 Oktober 2026. Penerapannya masih menunggu masa transisi dan aturan pelaksana, jadi artikel ini memakai ketentuan yang masih menjadi pegangan dalam praktik.
Apa Itu Surat Peringatan Karyawan dan Apa Dasar Hukumnya?
Surat peringatan adalah bentuk pembinaan sebelum perusahaan memutuskan hubungan kerja. Bentuknya ada tiga: surat peringatan kesatu, kedua, dan ketiga. Perusahaan menerbitkannya ketika pekerja melanggar perjanjian kerja, peraturan perusahaan (PP), atau perjanjian kerja bersama (PKB).
Dasar hukum surat peringatan karyawan tersebar di beberapa aturan berikut:
- Pasal 154A UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.
- Pasal 52 PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, Waktu Istirahat, dan PHK.
- Peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau PKB yang berlaku di tempat kerja.
Dari situ terlihat satu hal. Perusahaan tidak boleh menerbitkan SP secara sembarangan. Pelanggaran yang dipersoalkan harus tercantum dalam aturan internal, dan aturan itu sudah disosialisasikan kepada seluruh pekerja.
Kalau aturannya tidak pernah diberitahukan, posisi perusahaan jelas lemah. Pekerja bisa mempertanyakan keabsahan SP tersebut.
Baca Juga: Angka Pengenal Importir (API): Jenis, Syarat, dan Cara Mengurus
Perbedaan SP1, SP2, dan SP3
Aturan surat peringatan kerja membagi teguran menjadi tiga tingkat. Perusahaan menerbitkannya berurutan. Tiap tingkat punya fungsi sendiri.
SP1: Teguran Tertulis Pertama
SP1 menjadi peringatan awal. Perusahaan menerbitkannya saat pekerja melanggar aturan untuk pertama kali. Isinya memuat uraian pelanggaran, dasar aturan, dan perbaikan yang diharapkan.
Sebelum SP1 keluar, sebaiknya atasan memanggil pekerja untuk klarifikasi. Langkah kecil ini sering menyelamatkan hubungan kerja.
SP2: Peringatan Lanjutan
SP2 muncul bila pekerja mengulangi pelanggaran selama SP1 masih berlaku. Nada suratnya biasanya lebih tegas. Meski begitu, perusahaan tetap perlu menjelaskan apa konsekuensi jika pelanggaran berlanjut.
SP3: Peringatan Terakhir
SP3 adalah kesempatan terakhir. Jika pekerja kembali melanggar saat SP3 masih berlaku, perusahaan dapat memproses PHK.
Satu catatan penting menyangkut urutan ini. Perjanjian kerja, PP, atau PKB boleh mengatur pelanggaran tertentu yang cukup diberi peringatan pertama dan terakhir. Jadi, tidak semua kasus harus melewati tiga tahap.
Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI!
Masa Berlaku Surat Peringatan Karyawan
Soal masa berlaku surat peringatan, jawabannya ringkas. SP1, SP2, dan SP3 masing-masing berlaku enam bulan, atau sesuai perjanjian kerja. Perusahaan menghitungnya sejak tanggal surat diterbitkan.
Alurnya kira-kira seperti ini:
- Pekerja menerima SP1, lalu SP1 berlaku selama 6 bulan.
- Pekerja mengulangi pelanggaran dalam periode itu, sehingga perusahaan dapat menerbitkan SP2.
- Pelanggaran berlanjut, dan perusahaan dapat menerbitkan SP3.
- Pelanggaran terjadi lagi pada masa SP3, lalu perusahaan dapat memproses PHK.
Jika pekerja tidak melanggar lagi sampai masa berlaku habis, SP itu gugur dengan sendirinya. Pelanggaran baru sesudahnya kembali dimulai dari SP1.
Perusahaan juga boleh menetapkan masa berlaku yang lebih pendek atau lebih panjang. Syaratnya, angka itu tertulis dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB. Karena itu, bacalah dokumen tersebut dengan teliti.
Kapan Surat Peringatan Berujung PHK?
PHK karena surat peringatan baru sah bila perusahaan memenuhi sejumlah syarat. Pertama, pekerja memang melanggar aturan yang tertulis. Kedua, perusahaan sudah menerbitkan SP1, SP2, dan SP3 secara berurutan. Ketiga, pelanggaran terakhir terjadi pada masa berlaku SP3.
Prosedur PHK juga wajib dijalankan. Perusahaan harus memberi pemberitahuan tertulis dan mengajak pekerja berunding secara bipartit. Bila pekerja menolak, perkara masuk ke jalur penyelesaian perselisihan hubungan industrial.
Hak pekerja tetap ada meski PHK terjadi karena SP. Kompensasinya berupa 0,5 kali uang pesangon, 1 kali uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.
Hitungan itu mengikuti aturan yang berlaku sekarang. UU Pelindungan Ketenagakerjaan yang baru memuat perubahan pesangon, dengan pengali minimal satu kali menurut Menaker. Cek selalu aturan pelaksana yang berlaku saat PHK terjadi.
Contoh Surat Peringatan Karyawan SP1, SP2, dan SP3
Berikut contoh surat peringatan yang bisa HRD sesuaikan dengan kondisi perusahaan.
Contoh SP1 (keterlambatan berulang)
Nomor: 001/HRD/SP1/X/2026
Perihal: Surat Peringatan Pertama (SP1)Kepada Yth. [Nama Karyawan], [Jabatan].
Berdasarkan catatan absensi, Saudara terlambat masuk kerja pada tanggal [tanggal]. Tindakan ini melanggar Pasal [..] Peraturan Perusahaan.
Dengan ini perusahaan menerbitkan Surat Peringatan Pertama. Surat ini berlaku 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkan. Kami berharap Saudara memperbaiki kedisiplinan.
[Kota, tanggal] [Nama dan jabatan pimpinan]
Contoh SP2 (pelanggaran berulang)
Perihal: Surat Peringatan Kedua (SP2)
Saudara kembali melanggar Pasal [..] pada tanggal [tanggal], padahal SP1 masih berlaku. Perusahaan menerbitkan SP2 yang berlaku 6 (enam) bulan. Pelanggaran berikutnya dapat berujung SP3.
Contoh SP3 (peringatan terakhir)
Perihal: Surat Peringatan Ketiga/Terakhir (SP3)
Saudara kembali melanggar Pasal [..] pada masa berlaku SP2. Perusahaan menerbitkan SP3 yang berlaku 6 (enam) bulan. Jika Saudara melanggar lagi, perusahaan akan memproses pemutusan hubungan kerja sesuai peraturan.
Setiap surat sebaiknya memuat identitas pekerja, uraian pelanggaran, dasar aturan, masa berlaku, dan kolom tanda terima. Pekerja berhak menolak menandatangani surat. Dalam kondisi itu, perusahaan masih bisa mencatat bukti bahwa surat sudah disampaikan.
FAQ: Pertanyaan Seputar Surat Peringatan Karyawan
Apakah perusahaan boleh langsung memberi SP3?
Pada prinsipnya, SP terbit berurutan. Perjanjian kerja, PP, atau PKB dapat mengatur pelanggaran tertentu yang hanya diberi peringatan pertama dan terakhir. Jadi, SP3 langsung baru sah jika aturan internal menyebutnya dengan jelas.
Apakah pekerja boleh menolak SP?
Boleh. Kamu bisa mengajukan keberatan dan klarifikasi secara tertulis. Kalau perselisihan belum selesai, jalurnya berlanjut ke bipartit, mediasi, sampai pengadilan hubungan industrial.
Apakah SP memengaruhi gaji atau bonus?
Undang-undang tidak menjadikan SP sebagai dasar untuk memotong upah. Perusahaan boleh mengaitkan SP dengan penilaian kinerja atau bonus, asalkan aturan internalnya mengatur hal itu. Pengaturan tersebut tetap harus sejalan dengan ketentuan pengupahan.
Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI!
Kesimpulan
Surat peringatan karyawan adalah alat pembinaan dengan aturan yang jelas. Perusahaan wajib menerbitkannya bertahap, lengkap dengan bukti dan dasar aturan tertulis. Pekerja berhak memahami isi, masa berlaku, dan akibatnya.
Langkah yang saya sarankan cukup praktis. HRD perlu memperbarui peraturan perusahaan. Pekerja sebaiknya menyimpan salinan surat dan bukti komunikasi.
Menurut saya, UU Pelindungan Ketenagakerjaan yang baru akan membuat PHK makin ketat. Perusahaan yang disiplin menjalankan SP sejak sekarang akan lebih siap menghadapi masa transisi. Pekerja pun perlu aktif memantau aturan pelaksananya.
Sedang menerima SP atau menghadapi sengketa PHK, dan ragu langkah hukum yang tepat? Jangan putuskan sendirian. Klik poster yang tersedia atau tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website ini, dan tim kami siap membantu menilai kasusmu.
Baca Juga: Kontrak Kerja Konstruksi: Jenis, Isi, dan Hal Wajib agar Aman
Ringkasan
- Surat peringatan karyawan adalah teguran tertulis sebagai bentuk pembinaan sebelum PHK.
- SP terbit berurutan dari SP1, SP2, hingga SP3.
- Masa berlaku tiap SP umumnya paling lama 6 bulan, kecuali perjanjian kerja, PP, atau PKB mengatur lain.
- Pelanggaran tertentu dapat langsung diberi peringatan pertama dan terakhir jika aturan internal mengaturnya.
- PHK karena SP sah bila pelanggaran terjadi pada masa berlaku SP3 dan prosedur dipenuhi.
- Pekerja yang di-PHK karena SP tetap berhak atas kompensasi sesuai aturan yang berlaku.
- UU Pelindungan Ketenagakerjaan disahkan 6 Oktober 2026 dan masih menunggu masa transisi serta aturan pelaksana.
- Dokumentasi, bukti, dan klarifikasi menjadi kunci keabsahan SP.
Referensi
- Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
- Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.
- Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja (Pasal 52 dan penjelasannya).
- Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023.
- Undang-Undang tentang Pelindungan Ketenagakerjaan (disahkan Rapat Paripurna DPR RI, 6 Oktober 2026), dpr.go.id.
- Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia, kemnaker.go.id.
- Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIH), jdih.setneg.go.id.
