Surat perjanjian sudah selesai kamu ketik. Teman atau kerabat lalu menyarankan, “Bawa saja ke notaris.” Sesampainya di sana, notaris menawarkan dua layanan: legalisasi atau waarmerking.
Banyak orang langsung bingung. Padahal, perbedaan legalisasi dan waarmerking akan menentukan seberapa kuat suratmu ketika ada yang menggugatnya kelak.
Intinya begini: legalisasi memastikan tanda tangan sekaligus tanggal surat, sementara waarmerking memastikan tanggal pendaftarannya saja.
Sebagai praktisi hukum, saya melihat kebanyakan orang memilih waarmerking karena prosesnya cepat dan biayanya ringan. Pilihan itu terasa aman.
Nyatanya, ia bisa menyisakan celah di kemudian hari. Sudah berkali-kali saya menjumpai sengketa utang yang berawal dari tanda tangan yang disangkal. Maka sebelum memutuskan, kenali dulu kebutuhan dokumenmu.
Pengertian Legalisasi dan Waarmerking Dokumen
Sebelum membandingkan, mari kita kenali dulu kedua istilah ini. Keduanya berkaitan dengan surat di bawah tangan, yaitu dokumen yang para pihak susun sendiri tanpa bantuan pejabat umum.
Pasal 1874 KUH Perdata mengatur jenis surat ini. Surat perjanjian, surat kuasa, surat pernyataan, dan kwitansi termasuk di dalamnya.
Baca Juga: Waarmerking Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Prosedurnya
Apa Itu Legalisasi Dokumen?
Legalisasi dokumen adalah pengesahan surat di bawah tangan oleh notaris. Para pihak datang dan menandatangani surat langsung di depan notaris.
Sebelum itu, notaris membacakan dan menjelaskan isi surat. Selesai penandatanganan, notaris mencatat surat tersebut dalam buku khusus. Kewenangan ini bersumber dari Pasal 15 ayat (2) huruf a Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN).
Apa Itu Waarmerking Dokumen?
Pada waarmerking dokumen, notaris membukukan surat yang sudah ditandatangani lebih dulu. Ia hanya mendaftarkannya dengan nomor dan tanggal tertentu.
Penandatanganan tidak ia saksikan. Isi surat pun tidak ia bacakan. Pasal 15 ayat (2) huruf b UUJN menjadi landasan hukumnya.
Perbedaan Legalisasi dan Waarmerking Secara Rinci
Karena sama-sama diurus di kantor notaris, orang sering mengira keduanya identik. Kenyataannya, ada empat perbedaan pokok yang perlu kamu pahami.
- Penandatanganan. Dalam legalisasi, para pihak wajib meneken surat di depan notaris. Dalam waarmerking, mereka boleh meneken lebih dulu di tempat lain.
- Pembacaan isi surat. Notaris membacakan dan menjelaskan isi surat pada legalisasi. Tahap itu tidak ada pada waarmerking.
- Verifikasi identitas. Saat legalisasi, notaris memeriksa identitas para penanda tangan. Saat waarmerking, ia melewatkan pemeriksaan itu.
- Kekuatan pembuktian. Legalisasi menjamin kepastian tanda tangan dan tanggal. Waarmerking menjamin tanggal pendaftaran saja.
Sebagai tambahan, Pasal 1880 KUH Perdata menyebut bahwa surat di bawah tangan baru berkekuatan terhadap pihak ketiga sejak tanggal pembukuan.
Dari sini terlihat bahwa kedua layanan sama-sama memberi kepastian tanggal. Namun, perlindungan terhadap penyangkalan tanda tangan hanya datang dari legalisasi.
Contoh Kasus Sederhana
Bayangkan Budi meminjamkan uang Rp50 juta kepada Sari. Keduanya membuat surat utang sendiri dan meneken di rumah.
Setelah itu, mereka mendaftarkan surat tersebut lewat waarmerking. Setahun berselang, Sari mengaku tidak pernah meneken surat itu.
Notaris tidak bisa membantu Budi, sebab ia tidak pernah menyaksikan penandatanganannya. Andai dulu mereka memilih legalisasi, notaris sudah memastikan Sari meneken di hadapannya. Bantahan Sari pun jauh lebih mudah dipatahkan.
Prosedur Legalisasi dan Waarmerking di Notaris
Secara garis besar, prosedur legalisasi dan waarmerking mirip satu sama lain. Bedanya terletak pada tahap penandatanganan. Berikut langkah untuk masing-masing layanan.
Langkah-Langkah Legalisasi
- Siapkan surat yang belum ditandatangani. Bawa surat dalam kondisi bersih dari tanda tangan siapa pun.
- Bawa identitas seluruh pihak. Siapkan KTP asli semua orang yang akan meneken.
- Datang bersama ke kantor notaris. Seluruh pihak harus hadir pada waktu yang sama.
- Simak pembacaan isi surat. Notaris menjelaskan isi surat sebelum kalian meneken.
- Tanda tangani surat di depan notaris. Notaris menyaksikan penandatanganan secara langsung.
- Terima surat yang sudah dilegalisasi. Notaris mencatat nomor dan tanggal, lalu membubuhkan keterangan legalisasi.
- Bayar honorarium. Selesaikan pembayaran sesuai kesepakatan.
Langkah-Langkah Waarmerking
- Siapkan surat yang sudah ditandatangani. Pastikan semua pihak sudah meneken dan menempelkan materai bila perlu.
- Bawa identitas pihak pengaju. Siapkan KTP sebagai kelengkapan administrasi.
- Serahkan surat kepada notaris. Sampaikan dengan jelas bahwa kamu ingin melakukan waarmerking.
- Tunggu notaris mencatat surat. Notaris memberi nomor dan tanggal pendaftaran, lalu memasukkan surat ke buku khusus.
- Terima surat berketerangan waarmerking. Sesudah itu, selesaikan honorariumnya.
Berapa Biaya Legalisasi Notaris?
Biaya legalisasi notaris tidak punya tarif tunggal. Pasal 36 UUJN mengatur honorarium berdasarkan kesepakatan dan nilai surat.
Tiap kantor notaris juga menetapkan tarifnya sendiri. Karena itu, tanyakan perkiraan biaya sejak awal. Bagi warga yang tidak mampu, Pasal 37 UUJN mewajibkan notaris memberikan jasa hukum secara cuma-cuma.
Kapan Memilih Legalisasi atau Waarmerking?
Pilihan terbaik bergantung pada nilai dan risiko dokumenmu. Panduan berikut bisa membantu kamu mengambil keputusan.
- Pilih legalisasi untuk perjanjian bernilai besar, utang piutang, jual beli kendaraan, atau kerja sama usaha. Risiko penyangkalan tanda tangan pada dokumen jenis ini cukup tinggi.
- Pilih waarmerking untuk dokumen sederhana yang butuh kepastian tanggal. Pilihan ini juga cocok bila para pihak sudah meneken dan sulit berkumpul lagi.
- Pilih akta otentik bila kamu membutuhkan kekuatan pembuktian sempurna, misalnya untuk jual beli tanah atau pendirian badan usaha.
Contoh lain datang dari perjanjian sewa. Pemilik kontrakan dan penyewa biasanya sepakat untuk jangka satu atau dua tahun dengan nilai yang tidak terlalu besar.
Dalam situasi itu, waarmerking sering sudah cukup untuk menegaskan tanggal perjanjian. Lain halnya bila sewa menyangkut ruko dengan nilai ratusan juta rupiah. Di sana, legalisasi menjadi pilihan yang lebih bijak.
Selanjutnya, ingat bahwa kedua layanan tidak mengubah surat menjadi akta otentik.
Notaris juga tidak bertanggung jawab atas kebenaran isi surat. Jadi, tulis isi perjanjianmu dengan jelas sejak awal.
FAQ (Frequently Asked Questions)
Apa perbedaan utama legalisasi dan waarmerking?
Perbedaan utamanya ada pada penandatanganan. Legalisasi mengharuskan para pihak meneken di depan notaris, sehingga notaris menjamin tanda tangan dan tanggal.
Waarmerking mencatat surat yang sudah ditandatangani sebelumnya, jadi notaris hanya menjamin tanggal pendaftaran.
Apakah legalisasi dan waarmerking membuat surat menjadi akta otentik?
Tidak. Surat tetap berstatus akta di bawah tangan. Legalisasi memberi kekuatan lebih karena tanda tangan terjamin, namun derajatnya tetap berada di bawah akta otentik.
Kalau kamu butuh pembuktian yang sempurna, buatlah akta otentik di hadapan notaris.
Siapa yang berwenang melakukan legalisasi dan waarmerking?
Notaris berwenang melakukan keduanya menurut Pasal 15 ayat (2) huruf a dan b UUJN. Kantor kelurahan atau instansi lain tidak punya wewenang itu. Pastikan notaris yang kamu datangi terdaftar secara resmi.
Kesimpulan
Mari kita tarik garis besarnya. Perbedaan legalisasi dan waarmerking terletak pada penandatanganan di hadapan notaris, pembacaan isi, verifikasi identitas, dan kekuatan pembuktian.
Legalisasi menjamin tanda tangan dan tanggal, sedangkan waarmerking menjamin tanggal pendaftaran saja. Langkah yang saya sarankan: tentukan dulu nilai dan risiko dokumenmu.
Untuk perjanjian penting, pilih legalisasi atau akta otentik. Untuk dokumen sederhana, waarmerking sudah memadai.
Menurut saya, masyarakat perlu berhenti memilih layanan notaris berdasarkan harga semata. Selisih biayanya biasanya kecil.
Kerugian akibat tanda tangan yang disangkal bisa jauh lebih besar. Perlindungan terbaik datang dari prosedur yang tepat dan isi perjanjian yang jelas.
Kalau kamu masih ragu memilih antara legalisasi, waarmerking, atau akta otentik, jangan memutuskan sendirian.
Klik poster yang tersedia atau tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website ini. Tim kami siap membantu kamu menentukan langkah hukum yang paling aman untuk dokumenmu.
Baca Juga: Cara Legalisir Dokumen di Notaris dan Instansi Terkait
Ringkasan
- Legalisasi dan waarmerking sama-sama dilakukan notaris atas surat di bawah tangan.
- Legalisasi mengharuskan penandatanganan di hadapan notaris, sedangkan waarmerking tidak.
- Dalam legalisasi, notaris membacakan isi surat dan memverifikasi identitas penanda tangan.
- Legalisasi menjamin tanda tangan dan tanggal, sedangkan waarmerking menjamin tanggal pendaftaran saja.
- Dasar hukumnya adalah Pasal 15 ayat (2) huruf a dan b UUJN.
- Keduanya tidak mengubah surat di bawah tangan menjadi akta otentik.
- Biaya notaris tidak seragam dan bergantung pada kesepakatan.
- Perjanjian bernilai besar lebih aman memakai legalisasi atau akta otentik.
Referensi
- Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 (Pasal 15, Pasal 36, dan Pasal 37).
- Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Pasal 1874 dan Pasal 1880).
- Kementerian Hukum Republik Indonesia, Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. ahu.go.id.
- Ikatan Notaris Indonesia. ini.id.
- Habib Adjie, Hukum Notaris Indonesia: Tafsir Tematik terhadap UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, Refika Aditama.
