Bayangkan dokumen ekspor tertahan di pelabuhan gara-gara satu huruf yang salah pada nama penerima. Kedengarannya sepele, tetapi skenario seperti ini sangat mungkin terjadi di dunia logistik.
Biang keroknya sering sama, yaitu dokumen shipping instruction yang diisi terburu-buru. Shipping instruction adalah dokumen berisi perintah dari pengirim barang (shipper) kepada perusahaan pelayaran atau freight forwarder. Dari dokumen inilah bill of lading nantinya lahir.
Menurut pengamatan saya sebagai praktisi hukum, banyak pelaku usaha menempatkan dokumen ini di urutan paling bawah dalam daftar pekerjaan. Mereka menganggapnya formulir rutin yang cukup diisi sekali jalan.
Akibatnya bisa panjang: sengketa dengan pembeli, denda, sampai hilangnya kendali atas barang. Karena itu, artikel ini mengajak kamu mengenal pengertian, fungsi, isi, dasar hukum, dan cara membuat shipping instruction dengan benar.
Baca juga: Cara Memulai Impor: Izin, Dokumen, dan Tahapan Awal
Pengertian Shipping Instruction dalam Pengiriman Barang
Shipping instruction (SI) adalah instruksi tertulis dari shipper kepada pelayaran tentang cara barang diangkut.
Shipper menyusunnya setelah booking kapal dikonfirmasi. Pihak pelayaran lalu memakai data di dalamnya untuk menyusun bill of lading dan manifest kapal.
Di lapangan, shipper biasanya mengirim SI lewat email atau portal milik pelayaran. Tak sedikit perusahaan menyerahkan urusan ini kepada freight forwarder.
Meski begitu, tanggung jawab atas kebenaran data tetap melekat pada shipper. Pelayaran juga menetapkan tenggat penyerahan SI yang disebut SI cut-off.
Terlambat sedikit saja, kapal bisa berangkat tanpa barangmu, atau pelayaran akan menagih biaya tambahan.
Jadi, anggap SI sebagai dokumen inti. Isinya menjadi bahan utama bill of lading, dan bill of lading kelak berfungsi sebagai bukti kepemilikan barang untuk jenis yang dapat dipindahtangankan.
Fungsi Shipping Instruction bagi Shipper dan Pelayaran
Dalam rantai logistik, fungsi shipping instruction cukup banyak. Berikut yang paling utama:
- Dasar penerbitan bill of lading. Dalam praktik, pelayaran menyalin data SI ke konosemen sesuai instruksi shipper.
- Bahan penyusunan manifest. Pelayaran sebagai pengangkut memakai data SI untuk manifest yang dilaporkan kepada Bea Cukai dan otoritas pelabuhan.
- Pedoman penanganan muatan. Pelayaran jadi tahu jenis barang, berat, dan perlakuan khusus yang perlu diberikan.
- Bukti kehendak shipper. Saat terjadi sengketa, SI memperlihatkan instruksi apa yang sebenarnya shipper berikan.
- Pelancar urusan di negara tujuan. Data yang akurat mempercepat proses pabean dan pengambilan barang oleh penerima.
Singkatnya, SI mempertemukan kepentingan shipper, pelayaran, dan penerima barang dalam satu alur informasi yang sama.
Isi Dokumen Shipping Instruction yang Wajib Dicantumkan
Format SI berbeda-beda di tiap pelayaran. Namun, isi pokoknya mirip satu sama lain. Pastikan kamu melengkapi seluruh data berikut.
Data Para Pihak
Bagian awal memuat identitas pihak yang terlibat. Tulis nama dan alamat lengkap sesuai dokumen resmi, tanpa singkatan yang membingungkan.
- Shipper (pengirim barang)
- Consignee (penerima barang)
- Notify party (pihak yang dihubungi saat barang tiba)
Data Pelayaran dan Barang
Setelah itu, masukkan rincian pengangkutan dan muatan.
- Nama kapal dan nomor voyage
- Pelabuhan muat (port of loading) dan pelabuhan bongkar (port of discharge)
- Deskripsi barang yang jelas dan sesuai invoice
- Jumlah kemasan, berat kotor, dan volume
- Nomor kontainer dan nomor segel
- Marking and numbers pada kemasan
Ketentuan Tambahan
Terakhir, shipper menentukan beberapa hal yang berpengaruh pada biaya dan hak atas barang.
- Status ongkos angkut: freight prepaid atau freight collect
- Jumlah salinan dokumen angkut yang diminta
- Jenis dokumen angkut, misalnya original bill of lading, seaway bill, atau telex release
- Instruksi khusus, seperti pengaturan suhu kontainer atau penanganan barang berbahaya
Satu hal lagi. Deskripsi barang di SI harus sejalan dengan invoice, packing list, dan letter of credit bila ada. Selisih kecil pun dapat membuat bank menolak dokumen pembayaran.
Perbedaan Shipping Instruction dan Bill of Lading
Dua istilah ini sering tertukar dalam obrolan sehari-hari. Fungsi dan pembuatnya masing-masing sudah jelas.
Shipping instruction disusun shipper sebagai permintaan pengangkutan. Bill of lading, atau konosemen, diterbitkan pelayaran.
Pasal 506 KUHD menggambarkannya sebagai surat bertanggal yang menerangkan pengangkut telah menerima barang. Dokumen ini juga menjadi bukti adanya perjanjian pengangkutan, dan pada jenis tertentu ia berfungsi sebagai dokumen kepemilikan barang.
Perbedaan pokoknya bisa kamu lihat di bawah ini:
- Pembuat: SI dibuat shipper, bill of lading diterbitkan pelayaran.
- Sifat: SI berupa instruksi, bill of lading berupa bukti sekaligus dokumen berharga.
- Waktu: SI dikirim sebelum kapal berangkat, bill of lading terbit setelah barang diterima pengangkut atau dimuat di kapal, tergantung jenisnya.
- Akibat hukum: bill of lading jenis tertentu dapat diperjualbelikan, sedangkan SI tidak punya nilai itu.
Gambarannya begini. SI adalah bahan baku, bill of lading adalah barang jadi. Bahan baku yang keliru akan menghasilkan barang jadi yang ikut keliru.
Dasar Hukum dan Risiko Hukum Kesalahan Shipping Instruction
Hukum Indonesia belum memuat satu pasal khusus tentang shipping instruction. Meski demikian, dokumen ini bersinggungan dengan sejumlah aturan pengangkutan dan kepabeanan.
Landasan Hukum yang Terkait
Pertama, Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2008 tentang Pelayaran mengatur angkutan laut. Undang-undang ini telah diubah beberapa kali, yaitu melalui UU Cipta Kerja, UU Nomor 6 Tahun 2023, dan terakhir UU Nomor 66 Tahun 2024.
Aturan pelaksanaannya antara lain Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2010 tentang Angkutan di Perairan, yang diubah dengan PP Nomor 22 Tahun 2011 dan PP Nomor 31 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Bidang Pelayaran.
Kedua, Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD). Pasal 506 mengatur pengertian konosemen, sedangkan Pasal 510 mengatur hak pemegang konosemen untuk menuntut penyerahan barang.
Ketiga, Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan sebagaimana telah diubah dengan UU Nomor 17 Tahun 2006.
Pasal 7A dan Pasal 9A mewajibkan pengangkut mencantumkan barang dalam manifes dan menyerahkan pemberitahuan pabean. Karena pengangkut menyusun manifes dari data yang shipper berikan, ketepatan SI tetap menentukan.
Keempat, perjanjian antara shipper dan pelayaran mengikat kedua pihak layaknya undang-undang, sesuai asas kebebasan berkontrak dalam Pasal 1338 KUHPerdata.
Risiko Jika Data SI Salah
Data yang keliru membawa akibat yang tidak ringan. Pelayaran dapat menolak perubahan setelah kapal berangkat. Shipper harus membayar biaya amendment bill of lading.
Barang bisa tertahan di pelabuhan tujuan. Pembeli pun berpotensi menggugat shipper atas dasar wanprestasi. Data barang yang tidak sesuai kenyataan juga dapat memunculkan masalah dengan otoritas pabean.
Saran saya, perlakukan SI dengan kehati-hatian yang sama seperti saat menyusun kontrak jual beli. Satu kali pemeriksaan tambahan jauh lebih murah daripada satu kali sengketa.
Cara Membuat Shipping Instruction dengan Benar
Ikuti langkah berikut supaya SI kamu aman dari penolakan:
- Konfirmasi booking. Pastikan nama kapal, jadwal, dan SI cut-off sudah jelas.
- Kumpulkan dokumen pendukung. Siapkan invoice, packing list, dan kontrak jual beli.
- Isi data para pihak. Tulis nama dan alamat shipper, consignee, dan notify party secara lengkap.
- Deskripsikan barang secara akurat. Hindari istilah umum seperti “general cargo” tanpa penjelasan tambahan.
- Cocokkan dengan dokumen lain. Periksa kesesuaian berat, jumlah, dan nomor kontainer.
- Kirim sebelum SI cut-off. Simpan bukti pengiriman sebagai arsip.
- Periksa draft bill of lading. Koreksi kesalahan sebelum pelayaran menerbitkan dokumen final.
Langkah terakhir paling sering terlewat. Padahal, koreksi pada tahap draft biasanya gratis atau berbiaya murah.
FAQ (Frequently Asked Questions)
Apa perbedaan shipping instruction dan shipping order?
Shipping instruction berisi perintah dari shipper kepada pelayaran. Shipping order (SO) umumnya merupakan dokumen dari pelayaran yang memberi izin kontainer atau barang masuk ke pelabuhan untuk dimuat. Jadi, SI membahas data pengiriman, dan SO mengurus izin pemuatan.
Siapa yang berhak membuat shipping instruction?
Shipper berhak membuatnya. Shipper juga boleh menunjuk freight forwarder untuk mengurusnya. Meski begitu, kebenaran data tetap menjadi tanggung jawab shipper.
Apakah shipping instruction bisa diubah setelah dikirim?
Bisa, selama waktunya masih sebelum SI cut-off. Lewat dari batas itu, pelayaran biasanya hanya menerima perubahan dengan biaya amendment dan persetujuan khusus.
Kesimpulan
Dokumennya kecil, dampaknya besar. Shipping instruction menjadi dasar bill of lading dan manifest, sekaligus mencerminkan kehendak shipper.
Maka isilah dengan teliti, cocokkan dengan dokumen lain, dan kirim sebelum SI cut-off. Langkah yang saya sarankan sederhana: buat daftar periksa internal, lalu minta satu orang lain mengeceknya sebelum SI dikirim.
Pendapat saya, perusahaan yang rutin mengekspor atau mengimpor barang sebaiknya memasukkan SI ke dalam manajemen risiko hukum. Kesalahan yang tampak remeh sering berujung pada sengketa kontrak yang menguras biaya.
Kalau kamu masih ragu dengan isi dokumen pengiriman, atau sedang menghadapi sengketa pengangkutan, kamu tidak perlu menghadapinya sendirian.
Klik poster yang tersedia atau tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website ini. Tim kami siap membantu kamu memahami langkah hukum yang paling tepat.
Baca juga: LCL vs FCL: Perbedaan dan Pilihan Pengiriman Kontainer
Ringkasan
- Shipping instruction adalah perintah tertulis dari shipper kepada pelayaran untuk mengatur pengangkutan barang.
- Dokumen ini menjadi dasar penerbitan bill of lading dan bahan penyusunan manifest kapal.
- Isi utamanya meliputi data para pihak, rincian barang, data pelayaran, dan ketentuan ongkos angkut.
- Shipper membuat shipping instruction, sedangkan pelayaran menerbitkan bill of lading.
- Belum ada aturan khusus tentang SI, tetapi UU Pelayaran (terakhir diubah UU 66/2024), KUHD, dan UU Kepabeanan berkaitan erat dengannya.
- Data yang salah dapat memicu biaya amendment, barang tertahan, dan gugatan wanprestasi.
- Kirim SI sebelum SI cut-off dan periksa draft bill of lading sebelum terbit final.
Referensi
- Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2008 tentang Pelayaran, sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 66 Tahun 2024. Peraturan BPK (peraturan.bpk.go.id) dan JDIH Kemensetneg.
- Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang. Peraturan BPK (peraturan.bpk.go.id).
- Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2010 tentang Angkutan di Perairan, sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 22 Tahun 2011 dan PP Nomor 31 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Bidang Pelayaran. Peraturan BPK (peraturan.bpk.go.id).
- Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel), Pasal 506 dan Pasal 510 tentang konosemen.
- Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, Pasal 1338 tentang asas kebebasan berkontrak.
- Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2006, Pasal 7A dan Pasal 9A. JDIH Kementerian Keuangan (jdih.kemenkeu.go.id).
- Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, beacukai.go.id.
- Lembaga National Single Window, insw.go.id.
