Waarmerking Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Prosedurnya

Surat sewa rumah. Perjanjian utang dengan teman. Kesepakatan kerja sama usaha kecil. Banyak orang menyusun dokumen seperti ini sendiri, tanpa bantuan notaris.

Masalah baru muncul belakangan, ketika salah satu pihak menyangkal kapan surat itu dibuat. Untuk situasi inilah waarmerking dikenal.

Waarmerking adalah pendaftaran surat di bawah tangan ke dalam buku khusus milik notaris, sehingga tanggal surat tercatat resmi dan sulit digugat.

Sebagai praktisi hukum, saya menilai waarmerking termasuk istilah yang paling sering salah dipahami. Banyak orang yakin surat yang sudah di-waarmerking otomatis sah dan sekuat akta otentik.

Keyakinan itu keliru. Beberapa kali saya menangani sengketa yang bermula dari kepercayaan berlebihan pada cap notaris. Maka, pelajari dulu batas dan fungsinya sebelum kamu menggunakannya untuk dokumen penting.

Pengertian Waarmerking Menurut Hukum Indonesia

Kata waarmerking datang dari bahasa Belanda dan bermakna membukukan atau mendaftarkan sesuatu. Dalam dunia kenotariatan, waarmerking berarti notaris mencatat surat di bawah tangan ke dalam buku daftar khusus.

Baca Juga: Cara Legalisir Dokumen di Notaris dan Instansi Terkait

Pasal 15 ayat (2) huruf b Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN) menjadi dasar hukumnya. Pasal tersebut memberi notaris wewenang untuk membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftarkannya dalam buku khusus.

Selanjutnya, Pasal 58 ayat (2) UUJN mewajibkan notaris menyusun daftar surat di bawah tangan yang sudah dibukukan.

Layanan Pendirian PT Umum dan CV dengan Skema Bayar Setelah Jadi, Bonus Gabung Komunitas Pengusaha. KLIK DI SINI untuk KONSULTASI GRATIS!

Apa Itu Surat di Bawah Tangan?

Para pihak membuat surat di bawah tangan sendiri, tanpa kehadiran pejabat umum. Pasal 1874 KUH Perdata mengatur jenis surat ini. Contohnya banyak, mulai dari surat perjanjian, surat pernyataan, dan surat kuasa sampai kwitansi. Karena tidak lahir di hadapan pejabat, kekuatan pembuktiannya lebih rendah daripada akta otentik.

Apa yang Dikerjakan Notaris dalam Waarmerking?

Peran notaris di sini sangat terbatas. Ia mencatat surat di buku daftar lengkap dengan nomor dan tanggal. Isi surat tidak ia telaah secara mendalam. Kebenaran isinya pun di luar tanggung jawabnya. Beban itu tetap ada pada para pihak yang membuat surat.

Fungsi Waarmerking dalam Praktik Hukum

Pertanyaan yang wajar muncul: untuk apa waarmerking kalau status suratnya tetap sama? Jawabannya terletak pada kepastian tanggal. Berikut fungsi utamanya:

1. Memberi kepastian tanggal. Surat mendapat tanggal pendaftaran yang tercatat resmi. Menurut Pasal 1880 KUH Perdata, surat di bawah tangan baru berkekuatan terhadap pihak ketiga sejak tanggal pembukuan.
2. Menjadi arsip yang tercatat. Buku daftar notaris menyimpan jejak surat itu. Kalau salinanmu hilang, kamu masih bisa menelusurinya lewat catatan tersebut.
3. Menambah kepercayaan administratif. Beberapa instansi menerima surat yang sudah di-waarmerking sebagai pelengkap berkas.
4. Mempersulit penyangkalan tanggal. Pihak lain sulit mengaku bahwa surat dibuat sebelum atau sesudah tanggal yang tercatat.

Meski demikian, fungsi ini punya batas yang tegas. Notaris tidak memeriksa tanda tangan para pihak. Akibatnya, pihak yang bersengketa masih bisa menyangkal tanda tangannya sendiri. Bila itu terjadi, pembuktian menjadi jauh lebih berat.

Perbedaan Waarmerking dan Legalisasi

Orang sering menyamakan waarmerking dan legalisasi. Wajar, sebab keduanya sama-sama diurus di kantor notaris. Namun, proses dan hasilnya berbeda cukup jauh.

Pasal 15 ayat (2) huruf a UUJN mengatur legalisasi, sementara huruf b mengatur waarmerking. Dengan memahami perbedaan waarmerking dan legalisasi, kamu bisa memilih layanan yang paling sesuai.

Perbedaan dari Sisi Prosedur dan Kekuatan

Berikut perbandingan pokoknya:

• Penandatanganan. Pada legalisasi, para pihak wajib menandatangani surat di depan notaris. Pada waarmerking, mereka boleh meneken lebih dulu di tempat lain.
• Pembacaan isi. Dalam legalisasi, notaris membacakan dan menjelaskan isi surat. Dalam waarmerking, tahap itu tidak ada.
• Identitas penanda tangan. Saat legalisasi, notaris memastikan identitas para penanda tangan. Saat waarmerking, ia tidak melakukan pemeriksaan itu.
• Kekuatan pembuktian. Legalisasi menjamin tanda tangan sekaligus tanggal. Waarmerking menjamin tanggal pendaftaran saja.

Contoh Kasus Sederhana

Bayangkan Budi meminjamkan uang Rp50 juta kepada Sari. Keduanya membuat surat utang sendiri dan menandatanganinya di rumah.

Setelah itu, mereka mendaftarkannya lewat waarmerking. Setahun berselang, Sari mengaku tidak pernah meneken surat tersebut. Notaris tidak bisa membantu Budi, sebab ia tidak pernah menyaksikan penandatanganan itu.

Seandainya mereka memilih legalisasi, notaris sudah memastikan Sari menandatangani di hadapannya. Bantahan seperti itu akan jauh lebih mudah dipatahkan.

Kapan Sebaiknya Memilih Masing-Masing?

Pilih legalisasi bila surat menyangkut nilai besar atau rawan sengketa, misalnya jual beli kendaraan atau utang bernilai tinggi.

Untuk dokumen sederhana yang hanya butuh kepastian tanggal, waarmerking sudah memadai. Saya pribadi tetap menyarankan legalisasi bagi perjanjian penting.

Selisih biayanya biasanya kecil bila dibandingkan dengan perlindungan yang kamu peroleh.

Prosedur Waarmerking di Notaris

Kabar baiknya, prosedur waarmerking terbilang singkat. Berkas yang perlu kamu bawa juga sedikit. Ikuti langkah berikut agar semuanya berjalan mulus.

1. Siapkan surat yang sudah ditandatangani. Pastikan semua pihak sudah meneken dan menempelkan materai bila diperlukan.
2. Bawa dokumen identitas. Siapkan KTP pihak yang mengajukan sebagai kelengkapan administrasi.
3. Datangi kantor notaris. Pilih notaris di wilayahmu atau notaris yang sudah kamu percaya.
4. Serahkan surat kepada notaris. Sampaikan dengan jelas bahwa kamu ingin melakukan waarmerking.
5. Tunggu notaris mencatat surat. Notaris memberi nomor dan tanggal pendaftaran, lalu memasukkan surat ke buku khusus.
6. Terima surat yang sudah berketerangan. Notaris membubuhkan keterangan waarmerking pada suratmu.
7. Bayar honorarium. Selesaikan pembayaran sesuai kesepakatan.

Dokumen yang Perlu Disiapkan

Bawa surat asli, lengkap dengan salinannya bila perlu. Siapkan pula KTP pihak yang mengajukan.

Sebagian notaris meminta fotokopi KTP seluruh pihak untuk arsip. Karena itu, tanyakan dulu kebutuhan tersebut sebelum kamu berangkat.

Berapa Biaya Waarmerking Notaris?

Biaya waarmerking notaris tidak punya tarif tunggal. Pasal 36 UUJN mengatur honorarium berdasarkan kesepakatan dan nilai surat.

Setiap kantor notaris juga menetapkan tarif sendiri. Oleh sebab itu, tanyakan perkiraan biaya sejak awal. Bagi yang tidak mampu, Pasal 37 UUJN mewajibkan notaris memberikan jasa hukum secara cuma-cuma.

FAQ (Frequently Asked Questions)

Apakah waarmerking membuat surat menjadi akta otentik?

Tidak. Surat tetap berstatus akta di bawah tangan. Waarmerking hanya memberi kepastian tanggal pendaftaran. Kalau kamu butuh kekuatan pembuktian yang sempurna, buatlah akta otentik di hadapan notaris.

Apakah waarmerking sama dengan legalisasi?

Tidak sama. Legalisasi mengharuskan para pihak menandatangani di depan notaris, dan notaris menjamin tanda tangan serta tanggalnya. Waarmerking cuma mencatat surat yang sudah ada. Oleh karena itu, kekuatan legalisasi lebih tinggi.

Siapa saja yang berwenang melakukan waarmerking?

Notaris, sesuai Pasal 15 ayat (2) huruf b UUJN. Kantor kelurahan atau instansi lain tidak punya wewenang itu. Pastikan notaris yang kamu datangi terdaftar secara resmi.

Layanan Pendirian PT Umum dan CV dengan Skema Bayar Setelah Jadi, Bonus Gabung Komunitas Pengusaha. KLIK DI SINI untuk KONSULTASI GRATIS!

Kesimpulan

Mari kita tarik benang merahnya. Waarmerking adalah pencatatan surat di bawah tangan oleh notaris dalam buku khusus, dengan fungsi yang terbatas pada kepastian tanggal.

Surat tidak berubah menjadi akta otentik, dan notaris tidak menjamin isi maupun tanda tangannya. Langkah yang saya sarankan: tentukan dulu tujuan dokumenmu.

Kalau kamu hanya butuh kepastian tanggal, waarmerking sudah cukup. Kalau risiko sengketanya tinggi, pilih legalisasi atau akta otentik.

Menurut saya, masyarakat perlu berhenti menganggap cap notaris sebagai jaminan mutlak. Cap itu hanyalah bukti pencatatan. Perlindungan yang sesungguhnya datang dari isi perjanjian yang jelas dan pilihan prosedur yang tepat.

Kalau kamu masih ragu memilih antara waarmerking, legalisasi, atau akta otentik, jangan memutuskan sendirian. Klik poster yang tersedia atau tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website ini. Tim kami siap membantu kamu menentukan langkah hukum yang paling aman untuk dokumenmu.

Baca Juga: Pembukuan Pajak: Kewajiban, Syarat, dan Cara Melakukannya

Ringkasan

• Waarmerking adalah pembukuan surat di bawah tangan oleh notaris dalam buku daftar khusus.
• Dasar hukumnya adalah Pasal 15 ayat (2) huruf b UUJN dan Pasal 58 ayat (2) UUJN.
• Fungsi utamanya memberi kepastian tanggal, sedangkan isi dan tanda tangan tidak dijamin.
• Waarmerking tidak mengubah surat di bawah tangan menjadi akta otentik.
• Legalisasi mengharuskan penandatanganan di hadapan notaris, sedangkan waarmerking tidak.
• Prosedur waarmerking singkat: siapkan surat, bawa KTP, serahkan ke notaris, lalu bayar honorarium.
• Biaya waarmerking tidak seragam dan bergantung pada kesepakatan dengan notaris.
• Perjanjian bernilai besar lebih aman memakai legalisasi atau akta otentik.

Referensi

1. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 (Pasal 15, Pasal 36, Pasal 37, dan Pasal 58).
2. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Pasal 1874 dan Pasal 1880).
3. Kementerian Hukum Republik Indonesia, Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. ahu.go.id.
4. Ikatan Notaris Indonesia. ini.id.
5. Habib Adjie, Hukum Notaris Indonesia: Tafsir Tematik terhadap UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, Refika Aditama.