Pembukuan Keuangan UMKM: Format, Contoh, dan Cara Membuat

Pembukuan keuangan UMKM sering kali dianggap merepotkan, terutama bagi pemilik usaha yang masih mengurus hampir semua pekerjaan sendiri. Padahal, catatan keuangan yang tertata dapat membantu kamu melihat kondisi bisnis dengan lebih jelas.

Berapa uang yang masuk bulan ini? Berapa banyak yang keluar? Lalu, sebenarnya usaha tersebut menghasilkan keuntungan berapa? Pertanyaan seperti itu akan sulit dijawab jika setiap transaksi hanya diingat berdasarkan perkiraan.

Menurut saya sebagai penulis yang melihat persoalan ini dari sisi administrasi dan hukum usaha, pencatatan keuangan sebaiknya dimulai sejak bisnis masih kecil. Jangan menunggu omzet besar. Kebiasaan mencatat justru lebih mudah dibangun ketika jumlah transaksi belum terlalu banyak.

Apa Itu Pembukuan Keuangan UMKM?

Pembukuan merupakan kegiatan mencatat transaksi dan kondisi keuangan suatu usaha secara teratur. Setiap pemasukan dan pengeluaran dicatat berdasarkan transaksi yang benar-benar terjadi.

Dalam praktiknya, catatan tersebut dapat mencakup penjualan, pembelian bahan, biaya operasional, utang, piutang, persediaan, aset, serta transaksi lain yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.

Dari sisi perpajakan, pembukuan memiliki kaitan dengan ketentuan dalam Pasal 28 Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (KUP). Namun, perlu diperhatikan bahwa peraturan perpajakan mengenal pembukuan dan pencatatan dengan ketentuan yang berbeda.

Mengapa UMKM Perlu Membuat Pembukuan?

Ada alasan praktis yang membuat pembukuan layak menjadi bagian dari rutinitas usaha. Dengan catatan yang rapi, kamu dapat melihat pergerakan uang tanpa harus menebak-nebak.

Beberapa manfaatnya antara lain:

• Mengetahui jumlah pemasukan dan pengeluaran.
• Menghitung hasil usaha dengan lebih terukur.
• Memantau arus kas secara berkala.
• Memisahkan uang pribadi dan uang bisnis.
• Menyiapkan data ketika membutuhkan pembiayaan.
• Membantu menyiapkan administrasi perpajakan.
• Melihat perkembangan usaha dari waktu ke waktu.

Format Pembukuan UMKM yang Bisa Digunakan

Format pembukuan UMKM sebenarnya dapat dibuat sesederhana kebutuhan bisnis. Usaha makanan rumahan tentu tidak membutuhkan sistem yang sama dengan perusahaan yang mempunyai banyak karyawan dan ratusan transaksi setiap hari.

Meski begitu, beberapa jenis catatan dasar tetap bisa digunakan sebagai fondasi. Kamu dapat membuatnya secara manual, menggunakan spreadsheet, atau memakai aplikasi pembukuan.

1. Buku Kas Masuk

Buku kas masuk digunakan untuk mencatat uang yang diterima usaha. Sumbernya bisa berasal dari penjualan tunai, pembayaran pelanggan, atau penerimaan lain yang berkaitan dengan bisnis.

Contoh format sederhananya seperti berikut:

Dari tabel tersebut, kamu bisa menjumlahkan seluruh penerimaan dalam periode tertentu. Hasilnya kemudian dapat dibandingkan dengan pengeluaran.

2. Buku Kas Keluar

Selanjutnya, buat catatan khusus untuk uang yang keluar. Bagian ini sering terlewat karena pemilik usaha biasanya lebih fokus pada jumlah penjualan.

Padahal, biaya kecil yang muncul setiap hari dapat memengaruhi kondisi keuangan secara signifikan jika terus berlangsung.

Contohnya:

Catatan tersebut membuat penggunaan uang usaha lebih mudah ditelusuri. Jika pengeluaran meningkat, penyebabnya pun dapat diperiksa.

3. Catatan Persediaan

Bagi usaha yang menjual barang, persediaan perlu mendapat perhatian. Catat barang yang masuk, jumlah yang terjual, dan stok yang masih tersedia.

Langkah ini membantu pemilik usaha mengetahui kondisi barang secara lebih akurat. Selain itu, pencatatan stok dapat mengurangi risiko kesalahan ketika melakukan pemeriksaan persediaan.

Jangan mengandalkan ingatan saja.

4. Catatan Utang dan Piutang

Usaha yang menerima pembayaran secara tempo perlu mempunyai catatan piutang. Informasinya dapat mencakup nama pelanggan, tanggal transaksi, jumlah tagihan, dan tanggal jatuh tempo.

Hal yang sama berlaku untuk utang kepada pemasok. Catat jumlah kewajiban dan kapan pembayaran harus dilakukan.

Contoh Pembukuan UMKM Sederhana

Contoh pembukuan UMKM berikut bisa menjadi gambaran awal bagi pemilik usaha yang baru mulai mencatat transaksi.

Misalnya, sebuah usaha makanan memperoleh penjualan sebesar Rp5.000.000 dalam satu minggu. Pada periode yang sama, pemilik mengeluarkan Rp2.000.000 untuk membeli bahan baku.

Kemudian, ada biaya pengiriman sebesar Rp300.000. Biaya listrik dan internet mencapai Rp200.000.

Jika seluruh transaksi tersebut dijumlahkan, perhitungannya menjadi:

Total pemasukan: Rp5.000.000
Total pengeluaran: Rp2.500.000
Selisih: Rp2.500.000

Angka tersebut menunjukkan selisih antara penerimaan dan pengeluaran dalam contoh sederhana. Namun, jangan langsung menganggap angka tersebut sebagai laba bersih dalam pengertian akuntansi.

Contoh Rekap Bulanan

Setelah pencatatan harian berjalan, kamu dapat membuat rekap bulanan. Bentuknya bisa seperti berikut:

Rekap tersebut membuat kondisi keuangan lebih mudah dibaca. Pemilik usaha juga dapat membandingkan hasil bulan berjalan dengan periode sebelumnya.

Cara Membuat Pembukuan Keuangan UMKM

Cara membuat pembukuan UMKM dapat dimulai tanpa sistem yang rumit. Bahkan, spreadsheet sederhana sudah cukup untuk bisnis dengan jumlah transaksi yang masih terbatas.

Kuncinya ada pada kebiasaan.

Pisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis

Langkah pertama adalah memisahkan uang pribadi dari uang usaha. Sebaiknya, kamu mempunyai tempat atau rekening tersendiri untuk menyimpan dana bisnis.

Kebiasaan mencampurkan kedua jenis uang tersebut sering membuat pemilik usaha kesulitan membaca kondisi kas.

Catat Semua Transaksi

Setiap transaksi perlu masuk ke catatan. Jangan menunggu akhir bulan.

Hari ini membeli bahan baku? Catat. Ada pelanggan membayar? Catat. Membayar ongkos kirim? Masukkan juga.

Bukti transaksi seperti nota, kuitansi, faktur, dan bukti transfer sebaiknya disimpan. Dokumen tersebut membantu ketika kamu perlu mengecek kembali sebuah transaksi.

Rekap Secara Berkala

Setelah transaksi tercatat, lakukan pemeriksaan rutin. Jadwalnya dapat disesuaikan dengan jumlah transaksi.

Jika bisnis mempunyai transaksi setiap hari, pemeriksaan harian tentu lebih aman. Untuk usaha yang transaksinya masih sedikit, rekap mingguan atau bulanan dapat menjadi pilihan.

Jangan sampai data menumpuk.

Gunakan Spreadsheet atau Aplikasi

Excel dan Google Sheets dapat menjadi pilihan bagi pemilik usaha yang ingin memulai pencatatan secara sederhana. Buat kolom tanggal, keterangan, pemasukan, pengeluaran, dan saldo.

Ketika transaksi semakin banyak, kamu bisa mempertimbangkan aplikasi pembukuan. Pilih sistem yang mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Tidak perlu mengikuti sistem yang terlalu rumit jika belum diperlukan.

Pembukuan dan Kewajiban Pajak UMKM

Pembukuan keuangan UMKM juga berkaitan dengan administrasi perpajakan. Namun, kewajiban setiap pelaku usaha tidak selalu sama.

Status wajib pajak, bentuk usaha, jumlah peredaran bruto, serta ketentuan pajak yang berlaku dapat memengaruhi kewajiban tersebut.

PP Nomor 55 Tahun 2022 menjadi salah satu peraturan yang mengatur penyesuaian ketentuan Pajak Penghasilan, termasuk pengaturan bagi wajib pajak dengan peredaran bruto tertentu.

Apakah Pembukuan Harus Menggunakan Format Tertentu?

Tidak semua bisnis menggunakan format yang sama. Kebutuhannya mengikuti karakteristik dan skala usaha.

Dalam penyusunan laporan keuangan UMKM, SAK EMKM yang diterbitkan Ikatan Akuntan Indonesia juga dapat menjadi salah satu rujukan. Standar tersebut memang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelaporan keuangan entitas mikro, kecil, dan menengah.

Jadi, formatnya dapat berkembang mengikuti bisnis.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pembukuan UMKM

Kesalahan pencatatan cukup sering terjadi pada usaha kecil. Salah satu penyebabnya adalah pemilik bisnis masih menangani banyak pekerjaan sekaligus.

Masalah pertama yang umum terjadi ialah mencampurkan uang pribadi dengan uang usaha. Akibatnya, jumlah kas bisnis menjadi sulit diketahui.

Kemudian, ada pula pemilik usaha yang hanya mencatat penjualan. Pengeluaran kecil justru dilewatkan.

FAQ Pembukuan Keuangan UMKM

Apakah UMKM wajib melakukan pembukuan?

Tidak semua UMKM mempunyai kewajiban dengan bentuk administrasi yang sama. Dalam ketentuan perpajakan, terdapat perbedaan antara pembukuan dan pencatatan.

Penerapannya bergantung pada kondisi wajib pajak serta persyaratan yang berlaku. Karena itu, periksa ketentuan perpajakan terbaru sebelum menentukan administrasi yang harus digunakan.

Apakah pembukuan UMKM harus menggunakan Excel?

Tidak harus. Excel hanya salah satu alat yang dapat digunakan.

Kamu bisa menggunakan buku manual, Google Sheets, Excel, atau aplikasi pembukuan. Pilih cara yang paling mudah dijalankan secara konsisten.

Yang penting, transaksi tercatat dengan jelas dan datanya dapat ditelusuri kembali ketika diperlukan.

Apa saja yang dicatat dalam pembukuan UMKM?

Jenis catatannya menyesuaikan kegiatan bisnis. Secara umum, kamu dapat mencatat pemasukan, pengeluaran, aset, persediaan, utang, piutang, serta transaksi lain yang berkaitan dengan usaha.

Semakin kompleks bisnisnya, semakin banyak informasi yang perlu dikelola. Karena itu, format pembukuan dapat dikembangkan secara bertahap.

Kesimpulan

Pembukuan keuangan UMKM membantu pemilik bisnis memahami pergerakan uang dengan lebih jelas. Pencatatan dapat dimulai dari hal sederhana, seperti kas masuk, kas keluar, persediaan, utang, dan piutang.

Dari sudut pandang saya, pembukuan sebaiknya mulai dibuat sejak awal usaha berjalan. Tidak perlu menunggu bisnis menjadi besar. Justru, ketika transaksi masih sedikit, proses pencatatan relatif lebih mudah dibangun.

Jika kamu masih bingung menentukan format pembukuan atau membutuhkan arahan terkait administrasi dan aspek hukum usaha, kamu bisa mencari bantuan profesional. Klik poster yang tersedia atau tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

Ringkasan

• Pembukuan mencatat transaksi dan kondisi keuangan usaha secara teratur.
• Format sederhana dapat dimulai dari kas masuk dan kas keluar.
• Persediaan, utang, dan piutang perlu dicatat jika berkaitan dengan kegiatan usaha.
• Uang pribadi sebaiknya dipisahkan dari dana bisnis.
• Nota, kuitansi, faktur, dan bukti transfer perlu disimpan.
• Pembukuan dan pencatatan mempunyai ketentuan perpajakan yang berbeda.
• SAK EMKM dapat menjadi rujukan dalam penyusunan laporan keuangan UMKM.
• Ketentuan pajak perlu diperiksa melalui sumber resmi dan aturan terbaru.

Referensi

1. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan, sebagaimana telah beberapa kali diubah, termasuk melalui Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2022 tentang Penyesuaian Pengaturan di Bidang Pajak Penghasilan.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2021 tentang Kemudahan, Pelindungan, dan Pemberdayaan Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah.
4. Direktorat Jenderal Pajak, informasi mengenai Pajak Penghasilan bagi Wajib Pajak dengan Peredaran Bruto Tertentu.
5. Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan Entitas Mikro, Kecil, dan Menengah (SAK EMKM).