Surat Peringatan Karyawan SP1 SP2 SP3: Aturan, Masa Berlaku, dan Contohnya

Surat peringatan karyawan adalah teguran tertulis resmi yang perusahaan berikan kepada pekerja yang melanggar aturan kerja.

Sayangnya, banyak perusahaan menerbitkannya tanpa paham syarat hukumnya. Hasilnya bisa ditebak. PHK yang menyusul sering rontok di Pengadilan Hubungan Industrial.

Intinya begini: SP terbit secara berjenjang dari SP1 sampai SP3, dan masing-masing berlaku maksimal 6 bulan. Landasannya ada di UU Ketenagakerjaan dan PP Nomor 35 Tahun 2021.

Sebagai praktisi hukum, saya melihat SP paling tepat berfungsi sebagai sarana pembinaan. Perusahaan yang menerbitkannya dengan niat membimbing karyawan hampir selalu aman secara hukum.

Kalau SP hanya dijadikan formalitas menuju PHK, sengketa tinggal menunggu waktu.

Apa Itu Surat Peringatan Karyawan dan Apa Dasar Hukumnya?

Surat peringatan merupakan tahap pembinaan sebelum perusahaan menjatuhkan PHK. Karena itu, pengusaha tidak bisa menerbitkannya sesuka hati.

Ada beberapa dasar hukum yang perlu kamu kenal:

• Pasal 154A ayat (1) huruf k UU Ketenagakerjaan (sebagaimana diubah UU Cipta Kerja): pelanggaran terhadap perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama bisa menjadi alasan PHK, asalkan pekerja sudah menerima SP.
• Pasal 52 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021: pengusaha dapat melakukan PHK karena pelanggaran setelah memberikan SP pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
• Perjanjian kerja, peraturan perusahaan (PP), atau perjanjian kerja bersama (PKB): tiga dokumen ini menentukan jenis pelanggaran beserta sanksinya.

Satu catatan penting. Pemerintah dan DPR dikabarkan sudah mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan yang baru pada Oktober 2026. Undang-undang itu punya masa transisi, sehingga aturan SP di atas masih menjadi pegangan untuk saat ini.

Pantau terus naskah resmi dan aturan pelaksananya.

Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI!

SP1, SP2, dan SP3: Urutan dan Masa Berlaku Surat Peringatan

Perusahaan menerbitkan SP secara berurutan. Setiap tingkatan lalu memiliki masa berlaku sendiri.

Tingkatan dan Fungsinya

• SP1: teguran pertama atas pelanggaran. Masa berlakunya paling lama 6 bulan.
• SP2: teguran kedua yang muncul bila pekerja mengulangi pelanggaran saat SP1 masih aktif. Masa berlakunya juga 6 bulan.
• SP3: peringatan terakhir, berlaku 6 bulan sejak tanggal terbit.

Di samping itu, perjanjian kerja, PP, atau PKB boleh mengatur pelanggaran tertentu dengan “peringatan pertama dan terakhir”. Contohnya pelanggaran berat yang belum masuk kategori mendesak.

Apa yang Terjadi Setelah 6 Bulan?

Begitu 6 bulan lewat, SP kehilangan kekuatannya. Jika pekerja melanggar lagi sesudah itu, perusahaan harus mulai dari SP1.

Artinya, perusahaan tidak boleh menumpuk SP lama demi membenarkan PHK. Mencatat tanggal terbit dan tanggal berakhir setiap SP menjadi pekerjaan rumah yang wajib dilakukan.

Syarat Sah Surat Peringatan Karyawan yang Harus Dipenuhi

Surat peringatan yang lemah gampang dibatalkan hakim. Maka dari itu, HRD perlu memastikan beberapa hal berikut:

1. Dasar pelanggaran jelas. Sebut pasal dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB yang dilanggar.
2. Fakta pelanggaran spesifik. Tulis tanggal, waktu, dan bentuk pelanggarannya.
3. Pembuktian memadai. Kumpulkan data absensi, rekaman CCTV, laporan atasan, atau bukti lain.
4. Kesempatan klarifikasi. Panggil pekerja dan dengarkan penjelasannya sebelum SP terbit.
5. Penandatangan berwenang. Pimpinan atau pejabat HRD yang berwenang harus menandatangani surat.
6. Penyampaian tertulis. Serahkan SP langsung kepada pekerja dan minta tanda terima.

Bagaimana kalau pekerja menolak menandatangani? Perusahaan tetap bisa membuat berita acara penolakan yang disaksikan pihak lain. Bukti penyampaian pun tetap kuat.

Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP1)

Contoh sederhana berikut bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan:

SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP1)
Nomor: 012/HRD/SP1/X/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini, Manajer HRD PT Maju Bersama, memberikan Surat Peringatan Pertama kepada:
Nama: Budi Santoso | Jabatan: Staf Administrasi

Pelanggaran: Terlambat masuk kerja lebih dari 30 menit sebanyak enam kali pada Oktober 2026, melanggar Pasal 8 Peraturan Perusahaan tentang kedisiplinan.

Surat ini berlaku selama 6 (enam) bulan, yaitu 24 Oktober 2026 sampai 24 April 2027. Apabila Saudara mengulangi pelanggaran selama masa tersebut, perusahaan akan menerbitkan Surat Peringatan Kedua.

Jakarta, 24 Oktober 2026
Manajer HRD (tanda tangan) | Karyawan (tanda tangan)

Untuk SP2 dan SP3, ganti judul dan nomor suratnya. Cantumkan pula rujukan ke SP sebelumnya dan konsekuensi lanjutan, misalnya kemungkinan PHK pada SP3.

PHK karena Pelanggaran Setelah SP3: Hak yang Berlaku

Perusahaan baru boleh melakukan PHK karena pelanggaran setelah menerbitkan SP1 hingga SP3 secara berturut-turut. Meski begitu, pekerja masih memegang sejumlah hak.

Menurut Pasal 52 ayat (1) PP 35/2021, pekerja yang di-PHK karena pelanggaran berhak atas:

• uang pesangon sebesar 0,5 kali ketentuan,
• uang penghargaan masa kerja (UPMK) sebesar 1 kali ketentuan, dan
• uang penggantian hak (UPH).

Setelah itu, perusahaan wajib memberikan surat pemberitahuan PHK dan merundingkannya secara bipartit. Bila perundingan buntu, para pihak bisa menempuh mediasi sampai ke Pengadilan Hubungan Industrial.

Satu hal lagi. Pelanggaran bersifat mendesak diatur terpisah dalam Pasal 52 ayat (2) PP 35/2021. Pelanggaran jenis ini bisa berujung PHK tanpa SP berjenjang, namun pembuktiannya tetap ketat.

Kesalahan Umum HRD dalam Menerbitkan SP

Beberapa kesalahan berikut paling sering memicu sengketa:

• menerbitkan SP1, SP2, dan SP3 dalam hitungan hari tanpa memberi waktu perbaikan,
• mencantumkan pelanggaran yang tidak tercantum dalam PP atau PKB,
• lupa menyimpan bukti dan arsip SP,
• salah menghitung masa berlaku SP.

HRD yang rajin mendokumentasikan setiap langkah akan jauh lebih mudah membela keputusannya saat sengketa muncul.

Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI!

FAQ: Pertanyaan tentang Surat Peringatan Karyawan

Apakah perusahaan boleh langsung memberi SP3 tanpa SP1 dan SP2?

Pada prinsipnya tidak, sebab SP harus terbit berurutan. Perjanjian kerja, PP, atau PKB memang boleh mengatur pelanggaran tertentu dengan peringatan pertama dan terakhir. Aturan itu harus tertulis sebelum pelanggaran terjadi.

Berapa lama masa berlaku SP1, SP2, dan SP3?

Masing-masing berlaku paling lama 6 bulan. Setelah itu SP kedaluwarsa, dan perusahaan harus memulai lagi dari SP1 jika pekerja melanggar kembali.

Apakah karyawan wajib menandatangani surat peringatan?

Tanda tangan menunjukkan karyawan sudah menerima SP, bukan menyetujui isinya. Kalau karyawan menolak, perusahaan bisa membuat berita acara penolakan dengan saksi.

Kesimpulan

Surat peringatan karyawan adalah tahap pembinaan yang wajib dilalui sebelum PHK karena pelanggaran. Perusahaan harus menerbitkannya berurutan, mencantumkan dasar dan bukti pelanggaran, serta menghitung masa berlaku 6 bulan dengan teliti.

Saran saya, susun prosedur SP tertulis di perusahaanmu dan konsultasikan setiap kasus berisiko tinggi kepada ahli hukum sebelum bertindak. Pekerja juga sebaiknya mengarsipkan setiap SP yang diterima.

Menurut saya, SP yang sah dan adil melindungi kedua belah pihak. Perusahaan terhindar dari gugatan, sementara pekerja mendapat kepastian dan kesempatan memperbaiki diri.

Sedang menghadapi masalah SP atau PHK dan bingung harus melangkah ke mana? Klik poster yang tersedia atau tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website ini. Tim kami siap membantu kamu memahami hak dan langkah hukum yang tepat.

Ringkasan

• Surat peringatan karyawan adalah teguran tertulis sebagai pembinaan sebelum PHK.
• Dasar hukumnya adalah Pasal 154A ayat (1) huruf k UU Ketenagakerjaan dan Pasal 52 ayat (1) PP 35/2021.
• SP terbit berjenjang: SP1, SP2, lalu SP3.
• Setiap SP berlaku paling lama 6 bulan, lalu hitungan kembali ke SP1.
• SP yang sah harus memuat dasar pelanggaran, fakta, dan bukti yang jelas.
• Pekerja yang di-PHK setelah SP3 berhak atas pesangon 0,5 kali, UPMK 1 kali, dan UPH.
• Pelanggaran mendesak diatur terpisah dalam Pasal 52 ayat (2) PP 35/2021.
• UU Pelindungan Ketenagakerjaan baru memiliki masa transisi, jadi pantau aturan pelaksananya.

Referensi

1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja. Database Peraturan BPK
3. Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia, Pusat Data dan Informasi Ketenagakerjaan
4. Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 012/PUU-I/2003 tentang pengujian UU Ketenagakerjaan (kesalahan berat).