Apostille Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Cara Mengurusnya

Apostille adalah sertifikat yang mengesahkan keaslian tanda tangan, jabatan, dan cap pada dokumen publik supaya negara lain mau mengakuinya. Banyak orang masih bingung. Dokumen untuk kuliah atau bisnis di luar negeri itu perlu apostille atau legalisasi biasa?

Singkatnya, kalau negara tujuan anggota Konvensi Apostille, kamu cukup mengurus satu sertifikat apostille. Tidak perlu lagi berkeliling ke beberapa kementerian dan kedutaan.

Sebagai praktisi hukum, saya menilai apostille sebagai salah satu penyederhanaan birokrasi yang paling terasa bagi masyarakat. Namun, banyak pemohon masih salah langkah karena lupa mengecek status negara tujuan dan jenis dokumennya. Hasilnya, dokumen sudah jadi, lalu ditolak di sana.

Pengertian Apostille dan Fungsinya

Apostille lahir dari Konvensi Den Haag 5 Oktober 1961 tentang penghapusan syarat legalisasi dokumen publik asing. Orang biasa menyebutnya Konvensi Apostille. Negara anggota sepakat mengakui dokumen publik dari negara anggota lain, asalkan dokumen itu sudah memperoleh sertifikat apostille.

Sertifikat apostille menyatakan tiga hal: tanda tangan pejabat itu asli, jabatannya sah, dan cap atau segel pada dokumen benar adanya. Isi dokumen berada di luar penilaian sertifikat. Jadi, apostille hanya menjamin bahwa dokumen berasal dari pejabat yang berwenang.

Fungsi utamanya mencakup:

• Memastikan dokumen Indonesia sah dipakai di negara anggota konvensi.
• Memangkas rantai legalisasi yang dulu panjang dan mahal.
• Mempercepat urusan sekolah, pernikahan, pekerjaan, dan bisnis di luar negeri.
• Memberi kepastian hukum bagi pemohon dan pihak penerima dokumen.

Perbedaan Apostille dan Legalisasi Biasa

Sebelum 2022, dokumen Indonesia melewati tiga pintu. Kementerian Hukum dan HAM mengesahkannya lebih dulu, lalu Kementerian Luar Negeri, dan terakhir kedutaan negara tujuan.

Sekarang satu sertifikat apostille sudah menggantikan seluruh rantai itu. Ada satu syarat. Negara tujuan harus menjadi anggota Konvensi Apostille. Kalau belum, kamu tetap memakai legalisasi konvensional lewat kementerian dan kedutaan.

Layanan Pendirian PT Umum dan CV dengan Skema Bayar Setelah Jadi, Bonus Gabung Komunitas Pengusaha. KLIK DI SINI untuk KONSULTASI GRATIS!

Dasar Hukum Apostille di Indonesia

Indonesia bergabung dengan Konvensi Apostille melalui sejumlah regulasi nasional. Berikut dasar hukum yang perlu kamu ketahui:

• Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021: mengesahkan Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing.
• Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 6 Tahun 2022: mengatur layanan legalisasi apostille pada dokumen publik.
• Keputusan Menteri Hukum dan HAM Nomor M.HH-01.AH.03.01 Tahun 2022: memuat daftar jenis dokumen yang bisa memperoleh apostille.
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 101/PMK.02/2022: mengatur tarif penerimaan negara bukan pajak (PNBP) untuk layanan ini.

Konvensi mulai berlaku bagi Indonesia pada 4 Juni 2022. Sejak hari itu, Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) di bawah Kementerian Hukum bertindak sebagai otoritas penerbit apostille.

Dokumen yang Dapat Memperoleh Apostille

Konvensi hanya menjangkau dokumen publik. Keputusan menteri di atas merinci daftarnya. Contoh dokumen yang sering diurus antara lain:

• akta kelahiran, akta perkawinan, dan akta kematian,
• dokumen pengadilan, seperti putusan,
• akta notaris dan dokumen perusahaan,
• dokumen pendidikan tertentu,
• surat keterangan dari instansi pemerintah.

Dokumen diplomatik atau konsuler berada di luar cakupan konvensi. Dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan bea cukai atau perdagangan juga demikian.

Sebagai tambahan, dokumen pribadi yang tidak diterbitkan pejabat umum, misalnya surat pernyataan biasa, umumnya harus melewati notaris atau instansi terkait lebih dulu. Karena itu, cek dahulu apakah dokumenmu masuk daftar.

Syarat dan Cara Mengurus Apostille

Pengajuan apostille berlangsung daring lewat portal AHU Online. Kamu bisa membukanya di laman apostille.ahu.go.id. Prosesnya cukup ringkas kalau dokumenmu sudah siap.

Syarat umum yang perlu kamu siapkan:

1. Identitas diri yang sah dan masih berlaku, seperti KTP atau paspor.
2. Pindaian jelas dari dokumen asli yang akan memperoleh apostille.
3. Akun pemohon di portal AHU Online.
4. Bukti pembayaran PNBP.
5. Informasi negara tujuan, untuk memastikan negara itu anggota konvensi.

Langkah Pengajuan Apostille Online

Ikuti urutan berikut:

1. Buat akun di portal apostille AHU Online, lalu masuk.
2. Pilih jenis dokumen dan isi data permohonan.
3. Unggah pindaian dokumen dan identitasmu.
4. Tunggu proses verifikasi dari Ditjen AHU.
5. Bayar PNBP setelah verifikasi selesai.
6. Terima sertifikat apostille, baik elektronik maupun cetak.

Verifikasi biasanya memakan beberapa hari kerja. Lamanya bisa bergeser, tergantung jumlah permohonan dan kelengkapan dokumen. Layanan pencetakan sertifikat juga tersedia di sejumlah kantor wilayah, jadi pemohon tidak selalu harus datang ke Jakarta.

Biaya Apostille

Layanan reguler memiliki tarif PNBP Rp150.000 per dokumen. Angka ini mengacu pada peraturan menteri keuangan yang berlaku. Di luar PNBP resmi, kamu tidak wajib membayar biaya lain kepada siapa pun.

Waspadai calo. Memakai jasa pihak ketiga memang sah. Meski begitu, kamu selalu berhak mengajukan sendiri dan hanya membayar biaya negara.

Kesalahan Umum dan Tips Mengurus Apostille

Sebagian permohonan tertolak karena kesalahan yang sebenarnya mudah dihindari. Kenali beberapa jebakan berikut.

Pertama, salah memilih jenis dokumen. Dokumen yang bukan dokumen publik tidak bisa langsung memperoleh apostille. Kedua, pindaian buram atau terpotong. Verifikator jadi kesulitan memeriksa tanda tangan dan cap. Ketiga, lupa mengecek status negara tujuan.

Tips praktis agar prosesnya lancar:

• Pastikan negara tujuan anggota Konvensi Apostille sebelum mengajukan.
• Pakai dokumen asli terbaru, dengan tanda tangan dan cap yang terbaca jelas.
• Siapkan terjemahan tersumpah bila negara tujuan memintanya, sebab apostille tidak menerjemahkan dokumen.
• Ajukan jauh sebelum tenggat visa, kuliah, atau kontrak.
• Simpan salinan sertifikat apostille dan bukti pembayaran.

Saran saya, tanyakan dulu kepada instansi atau lembaga tujuan apa saja persyaratan dokumennya. Sebagian lembaga meminta format atau terjemahan tertentu. Dengan cara itu, kamu tak perlu mengulang proses dari awal.

Layanan Pendirian PT Umum dan CV dengan Skema Bayar Setelah Jadi, Bonus Gabung Komunitas Pengusaha. KLIK DI SINI untuk KONSULTASI GRATIS!

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apakah apostille berlaku untuk semua negara?

Tidak. Apostille berlaku antarnegara anggota Konvensi Apostille. Kalau negara tujuan belum menjadi anggota, kamu tetap perlu legalisasi lewat Kementerian Luar Negeri dan kedutaan negara tujuan.

Siapa yang menerbitkan apostille di Indonesia?

Ditjen Administrasi Hukum Umum di bawah Kementerian Hukum menerbitkannya sebagai otoritas yang berwenang. Pemohon mengajukannya secara daring lewat portal AHU Online. Sebagian kantor wilayah juga melayani pencetakan sertifikat.

Berapa biaya mengurus apostille?

Tarif PNBP layanan reguler sebesar Rp150.000 per dokumen. Angka ini bisa berubah mengikuti peraturan. Karena itu, cek tarif terbaru di portal resmi sebelum membayar.

Kesimpulan

Apostille menyederhanakan pengakuan dokumen publik Indonesia di negara anggota konvensi. Perpres Nomor 2 Tahun 2021 dan Permenkumham Nomor 6 Tahun 2022 menjadi dasar hukumnya. Proses pengajuannya kini berlangsung daring dengan biaya PNBP yang jelas.

Langkah yang saya sarankan cukup praktis. Cek negara tujuan, pastikan dokumenmu masuk daftar, lalu ajukan lewat portal resmi dengan pindaian yang jelas. Siapkan juga terjemahan bila perlu.

Menurut saya, apostille mencerminkan komitmen Indonesia menuju birokrasi yang lebih efisien. Meski begitu, kemudahan ini menuntut kehati-hatian pemohon. Satu kesalahan kecil bisa menggagalkan rencana besar, misalnya kuliah atau kontrak bisnis.

Kalau kamu masih ragu soal jenis dokumen, status negara tujuan, atau cara mengajukannya, jangan menebak sendiri. Klik poster yang tersedia atau tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website ini. Tim kami dengan senang hati membantu kamu menyiapkan dokumen dengan tepat.

Ringkasan

• Apostille adalah sertifikat yang mengesahkan keaslian tanda tangan, jabatan, dan cap pada dokumen publik.
• Apostille berlaku antarnegara anggota Konvensi Apostille dan menggantikan legalisasi berlapis.
• Dasar hukumnya adalah Perpres Nomor 2 Tahun 2021 dan Permenkumham Nomor 6 Tahun 2022.
• Konvensi mulai berlaku bagi Indonesia pada 4 Juni 2022.
• Ditjen AHU di bawah Kementerian Hukum menerbitkan apostille lewat portal AHU Online.
• Biaya PNBP layanan reguler sebesar Rp150.000 per dokumen.
• Apostille tidak menilai isi dokumen dan tidak menggantikan terjemahan tersumpah.
• Negara tujuan yang bukan anggota konvensi tetap memerlukan legalisasi konvensional.

Referensi

1. Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.
2. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 6 Tahun 2022 tentang Layanan Legalisasi Apostille pada Dokumen Publik.
3. Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.HH-01.AH.03.01 Tahun 2022 tentang Daftar Jenis Dokumen Layanan Legalisasi Apostille.
4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 101/PMK.02/2022 tentang Jenis dan Tarif Penerimaan Negara Bukan Pajak pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
5. Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Kementerian Hukum Republik Indonesia, layanan apostille:
6. Portal Ditjen AHU, publikasi layanan apostille.