Reimbursement itu urusan sepele. Setidaknya begitu kata banyak orang.
Padahal pajak reimbursement bisa jadi jebakan tersembunyi. Sekali salah hitung, perusahaan bisa kena tagihan pajak yang tidak sedikit.
Sebagian orang mengira semua penggantian biaya otomatis bebas pajak. Nyatanya tidak sesederhana itu. Reimbursement bisa kena Pajak Penghasilan, bisa juga kena PPN, tergantung bagaimana bentuk dan mekanismenya berjalan.
Saya sendiri, sebagai penulis yang lama bergelut dengan hukum pajak, sering menemukan perusahaan yang menganggap remeh soal ini. Akibatnya? Denda datang belakangan, saat sudah terlambat diperbaiki. Karena itu, memahami aturannya sejak awal jauh lebih murah daripada membayar sanksi di kemudian hari.
Apa Itu Pajak Reimbursement?
Reimbursement, sederhananya, adalah penggantian biaya yang sudah dikeluarkan satu pihak atas nama pihak lain.
Karyawan membayar dulu pakai uang pribadi. Kantor menggantinya belakangan. Begitu polanya. Namun jangan buru-buru menyimpulkan bahwa penggantian ini selalu bebas pajak, sebab otoritas pajak punya kacamata sendiri untuk menilainya.
Dasar hukumnya ada di Pasal 4 ayat (1) huruf a Undang-Undang Pajak Penghasilan. Di situ disebutkan, setiap tambahan kemampuan ekonomis, termasuk penggantian sehubungan dengan pekerjaan, masuk kategori penghasilan yang dikenai pajak. Kecuali diatur lain dalam undang-undang tersebut.
Aturan ini kemudian diperjelas lewat beberapa peraturan turunan. Sebut saja PMK Nomor 66 Tahun 2023 dan PMK Nomor 168 Tahun 2023.
Selain PPh, reimbursement juga berpotensi kena PPN. Ketentuannya merujuk pada penegasan Direktorat Jenderal Pajak lewat Surat Nomor S-1047/PJ/2004. Karena itulah, dua sisi ini, PPh dan PPN, perlu dipahami secara terpisah agar tidak salah kaprah dalam penerapannya.
Objek Pajak Reimbursement: Kena PPh atau PPN?
Menentukan objek pajak reimbursement butuh ketelitian. Ada dua sisi yang harus dicek satu per satu, PPh di satu sisi, PPN di sisi lain.
Reimbursement yang Kena PPh 21
PPh 21 reimbursement biasanya muncul kalau penggantian diberikan dalam bentuk uang tunai. Contohnya begini: penggantian biaya pengobatan yang dibayarkan tunai, umumnya dianggap objek PPh 21.
Tapi ada pengecualian penting di sini.
Berdasarkan PMK 66/2023, reimbursement layanan kesehatan bisa dikecualikan dari objek PPh. Syaratnya, penggantian itu digolongkan sebagai natura atau kenikmatan yang memenuhi unsur kedaruratan. Ditjen Pajak sendiri pernah menegaskan hal ini, bahwa reimbursement layanan kesehatan bagi pegawai bisa masuk kategori natura yang dikecualikan dari objek PPh, asalkan pemberiannya benar-benar bersifat darurat.
Jadi, konteks dan tujuan pemberiannya yang menentukan status pajaknya. Bukan sekadar bentuk uangnya saja.
Reimbursement yang Kena PPN
Berbeda dari PPh, reimbursement bisa lolos dari PPN. Asalkan memenuhi syarat berikut ini:
- Tagihan pihak ketiga wajib atas nama penerima jasa, bukan atas nama perantara.
- Tidak boleh ada markup atau markdown pada nilai tagihan yang diteruskan.
- Perantara cuma menyalurkan pembayaran, tanpa menambah komponen jasa apa pun.
Kalau salah satu syarat di atas tidak terpenuhi, konsekuensinya jelas. Transaksi akan dianggap sebagai penyerahan jasa biasa, dan PPN pun wajib dipungut sesuai tarif yang berlaku.
Syarat Reimbursement Bebas Pajak
Reimbursement tidak otomatis bebas pajak begitu saja. Ada sederet syarat administratif yang mesti dipenuhi lebih dulu.
Pertama, bukti pembayaran atau invoice harus jelas mencantumkan nama penerima jasa yang sebenarnya. Kedua, jangan sampai ada unsur keuntungan atau fee tambahan dari pihak perantara.
Ketiga, simpan baik-baik dokumen pendukungnya. Kontrak kerja, bukti pembayaran, semuanya harus rapi dan mudah ditelusuri.
Keempat, pisahkan pencatatan reimbursement dari pos penghasilan lain. Ini akan sangat membantu saat perusahaan diaudit nanti.
Kelima, kalau di dalamnya ada komponen jasa atau fee, bagian itu tetap kena PPh Pasal 23. Meski bagian lainnya murni reimbursement.
Intinya, dokumen yang lengkap adalah kunci utama. Tanpa bukti memadai, otoritas pajak bisa saja menganggap seluruh nilai transaksi sebagai objek pajak. Padahal harusnya cuma bagian jasanya saja yang kena.
Cara Menghitung Pajak Reimbursement
Menghitung apakah reimbursement kena pajak atau tidak sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan. Asal kamu paham alurnya.
Langkah pertama, kenali dulu jenis reimbursement yang terjadi. Murni penggantian biaya, atau ada unsur jasanya?
Kedua, periksa dokumen tagihan pihak ketiga. Pastikan invoice diterbitkan atas nama siapa.
Ketiga, pisahkan nilai reimbursement murni dari komponen fee atau markup, kalau memang ada.
Begini contohnya. PT Sayur Nara memakai jasa PT Palu Gada untuk mengurus dokumen, dengan biaya jasa sebesar Rp10.000.000. Perusahaan wajib memotong PPh Pasal 23 sebesar 2 persen dari nilai fee tersebut. Artinya, pemotongan yang dilakukan adalah Rp10 juta dikalikan 2 persen.
Tapi kalau di dalam tagihan itu juga ada komponen reimbursement murni, atas biaya yang dibayarkan atas nama PT Sayur Nara sendiri, komponen ini tidak perlu dipotong pajak tambahan.
Contoh lain soal PPN. Sebuah event organizer membayar biaya hotel dan vendor atas nama perusahaan klien, tanpa markup sama sekali. Transaksi ini murni reimbursement. Tidak ada PPN atau PPh yang berlaku di bagian tersebut.
Sebaliknya, kalau ada komponen fee jasa di dalamnya, bagian fee itu tetap kena PPh Pasal 23.
FAQ Seputar Pajak Reimbursement
Apakah semua reimbursement karyawan kena pajak?
Tidak selalu begitu. Reimbursement berbentuk natura atau kenikmatan yang memenuhi syarat kedaruratan, misalnya biaya pengobatan darurat, bisa dikecualikan dari objek PPh sesuai PMK 66/2023.
Bagaimana kalau reimbursement dibayar tunai?
Reimbursement tunai cenderung lebih berisiko kena PPh Pasal 21. Sebab dianggap sebagai penghasilan tambahan bagi karyawan, kecuali kamu bisa buktikan itu murni penggantian biaya kedinasan dengan dokumen lengkap.
Apakah reimbursement antar perusahaan selalu bebas PPN?
Belum tentu. Reimbursement antar perusahaan baru bebas PPN kalau tagihan pihak ketiga diterbitkan atas nama penerima jasa, dan tidak ada markup dari pihak perantara.
Kesimpulan
Pajak reimbursement memang bukan perkara yang bisa disamaratakan. Status pajaknya bergantung pada bentuk penggantian, kelengkapan dokumen, dan ada tidaknya markup atau fee jasa di dalamnya.
Sebagai orang yang bergelut dengan hukum pajak, saran saya sederhana. Bangun sistem pencatatan reimbursement yang rapi sejak awal. Jangan menunggu pemeriksaan pajak datang baru sibuk membenahi.
Langkah pencegahan seperti ini jauh lebih murah. Dibanding menanggung sanksi administratif yang datang belakangan.
Masih ragu menentukan status pajak reimbursement di perusahaanmu? Jangan biarkan masalah ini menggantung terlalu lama. Klik poster yang tersedia, atau tekan tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website ini. Biar penjelasannya pas dengan kondisi bisnismu sendiri.
Ringkasan
- Pajak reimbursement diatur dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a UU PPh beserta peraturan turunannya.
- Reimbursement bisa kena PPh Pasal 21, PPh Pasal 23, maupun PPN, tergantung bentuknya.
- Reimbursement layanan kesehatan darurat bisa dikecualikan dari objek PPh sesuai PMK 66/2023.
- Reimbursement bebas PPN kalau tagihan atas nama penerima jasa dan tanpa markup.
- Komponen fee atau jasa dalam reimbursement tetap kena PPh Pasal 23 sebesar 2 persen.
- Dokumentasi yang lengkap jadi syarat mutlak agar transaksi diakui sebagai reimbursement murni.
- Kesalahan pencatatan berisiko membuat seluruh nilai transaksi kena pajak, bukan cuma komponen jasanya.
Referensi
- Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan (UU HPP).
- Peraturan Menteri Keuangan Nomor 66 Tahun 2023 tentang Perlakuan Pajak Penghasilan atas Natura dan/atau Kenikmatan.
- Peraturan Menteri Keuangan Nomor 168 Tahun 2023 tentang Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21.
- Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2022 tentang Penyesuaian Pengaturan di Bidang Pajak Penghasilan.
- Surat Direktur Jenderal Pajak Nomor S-1047/PJ/2004 tentang Perlakuan PPN atas Reimbursement.
- Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan Republik Indonesia (www.pajak.go.id).
