Perjanjian sewa menyewa kantor sering dianggap urusan sepele. Padahal dokumen inilah yang menentukan nasib bisnismu selama bertahun-tahun di sebuah gedung.
Banyak pengusaha langsung menandatangani kontrak tanpa membaca isinya. Beberapa bulan kemudian, perselisihan muncul soal biaya, perpanjangan, atau kerusakan unit.
Jadi, klausul apa saja yang wajib ada? Ada delapan: identitas dan objek sewa, jangka waktu, biaya, hak dan kewajiban, sub-sewa, pajak, wanprestasi, serta penyelesaian sengketa.
Menurut saya sebagai praktisi hukum, kesalahan paling sering datang dari sisi penyewa. Banyak yang mengira kontrak standar dari pengelola gedung tidak bisa diubah. Hampir semua klausul sebenarnya masih bisa dinegosiasikan sebelum tanda tangan.
Artikel ini mengulas klausul-klausul tersebut lengkap dengan dasar hukumnya. Siapkan catatan, karena isinya langsung bisa kamu terapkan.
Dasar Hukum Perjanjian Sewa Menyewa Kantor di Indonesia
Aturan dasarnya ada di Buku III Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata). Pasal 1548 menyebut sewa menyewa sebagai perjanjian ketika satu pihak memberikan kenikmatan suatu barang kepada pihak lain untuk waktu tertentu. Pihak lain itu membayar harga sewa sebagai imbalannya.
Ada tiga ketentuan yang perlu kamu pegang:
- Pasal 1320 menetapkan empat syarat sah perjanjian, yaitu kesepakatan, kecakapan, hal tertentu, dan sebab yang halal.
- Pasal 1338 menganut asas kebebasan berkontrak, selama isinya tidak melanggar hukum dan kesusilaan.
- Pelanggaran syarat subjektif membuat perjanjian bisa dibatalkan, sedangkan pelanggaran syarat objektif membuatnya batal demi hukum.
KUHPerdata baru mengisi kekosongan kalau kontrak diam soal suatu hal. Karena itu, tulislah kontrak selengkap mungkin sejak awal.
Baca Juga: Perjanjian Lisensi Merek: Klausul Wajib dan Risikonya
Klausul Wajib dalam Kontrak Sewa Kantor
Kontrak sewa kantor yang sehat memuat klausul berikut. Masing-masing melindungi pemilik sekaligus penyewa.
Identitas Para Pihak dan Objek Sewa
Mulailah dari siapa saja yang terlibat. Untuk badan usaha, tulis nama perusahaan, akta pendirian, dan pejabat yang berwenang menandatangani.
Lalu gambarkan objek sewa dengan rinci, mulai dari alamat gedung, lantai, nomor unit, luas ruangan, sampai fasilitas penyertanya. Pastikan juga pemilik benar-benar berhak menyewakan unit itu, misalnya lewat sertifikat atau surat kuasa tertulis.
Jangka Waktu Sewa Kantor dan Perpanjangan
Tanggal mulai dan tanggal berakhir harus pasti. Jangka waktu sewa kantor biasanya berkisar satu sampai lima tahun.
Atur pula opsi perpanjangan, termasuk batas waktu pemberitahuan dan cara menyesuaikan harga. Pasal 1571 KUHPerdata menegaskan bahwa sewa tertulis berakhir demi hukum ketika waktunya habis.
Tanpa klausul perpanjangan, penyewa wajib mengosongkan unit tepat waktu.
Biaya Sewa dan Service Charge
Klausul ini memuat nilai sewa, jadwal pembayaran, dan mata uang. Pisahkan juga biaya sewa dari service charge, yang biasanya mencakup keamanan, kebersihan, dan perawatan area bersama.
Cantumkan kenaikan tahunan serta denda keterlambatan. Terakhir, atur uang jaminan (deposit), yaitu syarat dan batas waktu pengembaliannya setelah masa sewa selesai.
Hak dan Kewajiban Para Pihak
KUHPerdata sudah menetapkan kewajiban dasar kedua pihak. Menurut Pasal 1550, pemilik wajib:
- menyerahkan unit sesuai kesepakatan;
- memelihara unit agar tetap layak pakai;
- menjamin penyewa menikmati unit dengan tenteram.
Sementara itu, Pasal 1560 meminta penyewa memakai unit sesuai peruntukan dan membayar sewa tepat waktu. Kontrak sebaiknya memperjelas siapa yang menanggung perawatan, renovasi, dan asuransi.
Larangan Sewa Ulang dan Penjualan Gedung
Pasal 1559 KUHPerdata melarang penyewa menyewakan kembali unit tanpa izin pemilik. Jadi, tegaskan sejak awal apakah sub-sewa boleh atau tidak.
Atur juga nasib kontrak kalau pemilik menjual gedung. Pasal 1576 menyatakan penjualan tidak memutus sewa, kecuali diperjanjikan lain, sehingga penyewa perlu memastikan pasal ini tidak dikesampingkan.
Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI!
Klausul Pajak dan Bea Meterai dalam Sewa Kantor
Urusan pajak sering terlewat, padahal langsung menyentuh arus kas. Penghasilan dari persewaan tanah dan bangunan dikenai PPh final sebesar 10% dari jumlah bruto nilai sewa, sesuai PP Nomor 34 Tahun 2017.
Pasal 4 ayat (2) aturan itu memasukkan service charge dan biaya pemeliharaan ke dalam nilai bruto. Artinya, pajak dihitung dari seluruh tagihan, bukan hanya dari harga sewa pokok.
Sewa gedung perkantoran juga umumnya berkaitan dengan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) bila pemilik berstatus Pengusaha Kena Pajak. Tarif dan mekanismenya bisa berubah, jadi cek aturan terbaru di situs resmi DJP.
Karena itu, kontrak perlu menjawab tiga pertanyaan berikut:
- Siapa yang memotong dan menyetor PPh final?
- Apakah harga sewa sudah termasuk pajak atau belum?
- Kapan pemilik menerbitkan bukti potong dan faktur pajak?
Berikutnya, jangan lupakan bea meterai. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 mengenakan meterai pada dokumen perdata, termasuk perjanjian.
Ketiadaan meterai tidak membuat perjanjian batal. Meski begitu, dokumen itu belum bisa menjadi alat bukti di pengadilan sebelum bea meterainya dilunasi.
Klausul Wanprestasi, Pengakhiran, dan Penyelesaian Sengketa
Klausul ini menentukan nasib bisnismu saat masalah datang. Pasal 1243 KUHPerdata mewajibkan pihak yang lalai untuk mengganti kerugian.
Definisi Wanprestasi dan Cara Mengakhiri Kontrak
Definisikan dengan jelas apa saja yang masuk wanprestasi sewa kantor. Contohnya:
- keterlambatan pembayaran lebih dari 30 hari;
- penggunaan unit di luar peruntukan;
- kegagalan pemilik menyerahkan unit tepat waktu.
Setelah itu, tetapkan prosedur pengakhiran kontrak:
- Pihak yang dirugikan mengirim surat teguran tertulis.
- Pihak yang lalai mendapat masa perbaikan, misalnya 14 hari.
- Kalau tidak ada perbaikan, kontrak berakhir dan pihak lalai membayar denda atau ganti rugi.
Pasal 1266 KUHPerdata mensyaratkan pembatalan perjanjian lewat hakim. Praktik bisnis biasanya mengesampingkan pasal ini dengan klausul khusus. Klausul itu harus ditulis tegas dan berimbang.
Keadaan Kahar dan Musnahnya Objek Sewa
Bencana, kebakaran, atau kebijakan pemerintah bisa menghentikan operasional kantor. Tulis dalam kontrak apa saja yang masuk keadaan kahar, siapa yang wajib memberi kabar, dan apakah sewa tetap berjalan.
Pasal 1553 KUHPerdata memberi pegangan untuk kasus ekstrem. Bila unit musnah seluruhnya karena kejadian di luar kesalahan para pihak, sewa gugur demi hukum.
Forum Penyelesaian Sengketa
Terakhir, pilih forum penyelesaian sengketa. Pilihannya meliputi musyawarah, mediasi, pengadilan negeri, atau arbitrase berdasarkan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 1999.
Cantumkan juga hukum yang berlaku, apalagi bila salah satu pihak adalah perusahaan asing.
FAQ
Apakah perjanjian sewa kantor harus dibuat dengan akta notaris?
Hukum tidak mewajibkannya. Perjanjian tertulis di bawah tangan tetap sah selama memenuhi syarat Pasal 1320 KUHPerdata. Akta notaris memberi kekuatan pembuktian lebih kuat, jadi saya menyarankannya untuk kontrak bernilai besar atau berjangka panjang.
Bolehkah pemilik menaikkan harga sewa di tengah masa kontrak?
Tidak, bila kontrak sudah mengunci harga untuk seluruh masa sewa. Kenaikan hanya sah kalau kontrak mengatur mekanisme penyesuaian atau kedua pihak menyepakatinya lewat addendum.
Bagaimana kalau penyewa asing membutuhkan kontrak dua bahasa?
Kontrak dengan pihak asing sebaiknya memakai bahasa Indonesia, sesuai Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 dan Peraturan Presiden Nomor 63 Tahun 2019. Para pihak boleh menambahkan versi bahasa asing sebagai pendamping. Tentukan juga versi mana yang berlaku jika penafsirannya berbeda.
Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI!
Kesimpulan
Perjanjian sewa menyewa kantor yang baik harus lengkap, seimbang, dan jelas. Klausul identitas, objek, jangka waktu, biaya, hak dan kewajiban, pajak, wanprestasi, serta sengketa saling menopang. Satu klausul yang lemah bisa melemahkan seluruh perlindungan hukum.
Langkah yang saya sarankan sederhana. Baca seluruh draf sebelum tanda tangan, lalu negosiasikan klausul yang merugikan. Terakhir, minta ahli hukum memeriksa draf tersebut.
Menurut saya, biaya konsultasi hukum jauh lebih murah daripada biaya sengketa sewa.
Kontrak sewamu melibatkan mitra atau pemilik gedung asing? Dokumen berbahasa asing perlu diterjemahkan secara akurat supaya tidak memicu salah tafsir.
Klik poster yang tersedia atau tekan tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website ini. Tim kami siap membantu kebutuhan Penerjemah Tersumpah untuk dokumen kontrakmu.
Baca Juga: Perjanjian Jasa Konsultan: Klausul dan Ruang Lingkup
Ringkasan
- Perjanjian sewa menyewa kantor berlandaskan Pasal 1548 dan seterusnya dalam KUHPerdata serta asas kebebasan berkontrak Pasal 1338.
- Kontrak wajib mencantumkan identitas para pihak dan rincian objek sewa.
- Jangka waktu, opsi perpanjangan, harga sewa, service charge, dan deposit harus tertulis jelas.
- Pemilik wajib memelihara unit, sedangkan penyewa wajib membayar sewa dan memakai unit sesuai peruntukan.
- PPh final sewa bangunan sebesar 10% dari nilai bruto, termasuk service charge, mengacu pada PP 34/2017.
- Dokumen perjanjian memerlukan bea meterai sesuai UU Nomor 10 Tahun 2020.
- Klausul wanprestasi, keadaan kahar, pengakhiran, dan penyelesaian sengketa melindungi kedua pihak saat masalah muncul.
- Kontrak dengan pihak asing membutuhkan versi bahasa Indonesia yang akurat.
Referensi
- Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Burgerlijk Wetboek), Buku III, Pasal 1243, 1266, 1320, 1338, 1548 sampai 1600.
- Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2017 tentang Pajak Penghasilan atas Penghasilan dari Persewaan Tanah dan/atau Bangunan.
- Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai.
- Undang-Undang Nomor 30 Tahun 1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa.
- Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara.
- Peraturan Presiden Nomor 63 Tahun 2019 tentang Penggunaan Bahasa Indonesia.
- Direktorat Jenderal Pajak, Kementerian Keuangan RI, pajak.go.id, ulasan tentang PP 34 Tahun 2017.
