Legalisir ijazah kerap dianggap sebagai urusan administrasi yang sederhana. Tinggal menyiapkan salinan, meminta pengesahan, lalu menyerahkannya kepada pihak kampus atau HRD.
Masalahnya bisa muncul dari hal yang tampak sepele. Nama berbeda satu bagian, hasil fotokopi kurang jelas, pengesahan berasal dari pihak yang tidak sesuai, atau format dokumen tidak mengikuti permintaan instansi.
Mengapa Legalisir Ijazah Bisa Ditolak?
Setiap kampus, perusahaan, dan lembaga memiliki kebutuhan administrasi yang dapat berbeda. Ada yang cukup meminta salinan ijazah yang telah disahkan. Ada pula yang melakukan pemeriksaan tambahan untuk memastikan data pendidikan pelamar benar.
Situasi tersebut membuat satu dokumen yang diterima sebuah lembaga belum tentu langsung cocok untuk lembaga lain. Karena itu, alasan penolakan perlu dilihat dari persyaratan penerima dokumen.
Nama pada Ijazah Berbeda dengan Identitas
Coba perhatikan nama pada ijazah. Setelah itu, bandingkan dengan KTP, paspor, akta kelahiran, dan dokumen penting lainnya.
Perbedaan nama cukup sering menjadi sumber pertanyaan. Misalnya, ijazah mencantumkan nama lengkap, sementara dokumen identitas menggunakan susunan nama yang berbeda. Ada pula perbedaan ejaan, penggunaan gelar, atau penulisan nama tertentu.
Fotokopi Ijazah Kurang Jelas
Bagian ini sering dianggap remeh. Padahal, kualitas salinan sangat menentukan saat seseorang mengajukan dokumen.
Nomor ijazah harus terlihat. Nama lulusan harus terbaca. Begitu pula nama perguruan tinggi, program studi, tanggal kelulusan, serta tanda tangan pejabat yang tercantum pada dokumen.
Pengesahan Berasal dari Pihak yang Tidak Sesuai
Ini salah satu bagian yang sering luput. Banyak orang menganggap setiap cap pengesahan memiliki fungsi yang sama.
Padahal, kewenangan pengesahan dokumen pendidikan mengikuti ketentuan yang berlaku. Jenjang pendidikan juga dapat memengaruhi pihak yang berwenang menangani pengesahan.
Masalah Administrasi yang Sering Membuat Ijazah Ditolak
Dokumen bisa bermasalah meskipun secara fisik terlihat baik. Penyebabnya kadang justru berasal dari informasi yang tidak konsisten.
Perusahaan atau kampus dapat membandingkan data ijazah dengan dokumen lain. Mereka juga dapat memeriksa informasi yang tercantum dalam formulir pendaftaran, CV, atau sistem administrasi mereka.
Data pada Ijazah Tidak Konsisten
Luangkan waktu beberapa menit untuk memeriksa seluruh informasi. Jangan terburu-buru.
Bagian yang perlu kamu perhatikan antara lain:
- Nama lengkap lulusan.
- Tempat dan tanggal lahir.
- Nomor ijazah.
- Nomor mahasiswa atau identitas akademik.
- Nama perguruan tinggi.
- Program studi.
- Tahun atau tanggal kelulusan.
- Tanda tangan pejabat terkait.
Setelah itu, cocokkan dengan dokumen identitas dan data yang kamu masukkan saat mendaftar.
Legalisir Tidak Sesuai Persyaratan Instansi
Ada orang yang menganggap hasil legalisir berlaku dengan cara yang sama untuk semua keperluan. Padahal, persyaratan setiap penerima dapat berbeda.
Perusahaan mungkin meminta salinan ijazah yang sudah disahkan. Kampus tertentu dapat meminta dokumen dalam bentuk elektronik. Untuk keperluan tertentu di luar negeri, pihak penerima mungkin meminta bentuk autentikasi tambahan.
Format Dokumen Tidak Memenuhi Permintaan
Perubahan sistem administrasi membuat dokumen pendidikan kini sering digunakan dalam bentuk digital. Meski begitu, kebutuhan dokumen fisik masih ada pada sejumlah proses.
Satu lembaga mungkin menerima PDF hasil pemindaian. Lembaga lain bisa meminta salinan fisik yang telah dilegalisir.
Legalisir Ijazah untuk Kerja, Apa yang Perlu Diperhatikan?
Saat proses rekrutmen berlangsung, HRD biasanya mencocokkan informasi pendidikan dengan data yang diberikan pelamar. Karena itu, ijazah dan CV sebaiknya memuat informasi yang konsisten.
Masalah kecil dapat menimbulkan pertanyaan tambahan. Apalagi jika perusahaan memiliki prosedur verifikasi pendidikan.
Cocokkan Ijazah dengan CV
Periksa kembali nama kampus, jurusan, program studi, dan tahun kelulusan. Pastikan istilah yang kamu gunakan dalam CV tidak menimbulkan kesan bahwa kamu berasal dari program studi yang berbeda.
Jika perusahaan meminta legalisir ijazah untuk kerja, lihat secara spesifik dokumen seperti apa yang mereka butuhkan.
HRD Dapat Melakukan Verifikasi
Cap legalisir bukan akhir dari proses pemeriksaan. Dalam situasi tertentu, perusahaan dapat melakukan verifikasi tambahan.
HRD dapat meminta klarifikasi mengenai data pendidikan atau menghubungi institusi terkait sesuai prosedur yang mereka gunakan. Tujuannya untuk memastikan informasi yang diberikan pelamar memang dapat dipertanggungjawabkan.
Karena itu, jangan panik jika HRD meminta dokumen tambahan. Permintaan tersebut tidak otomatis berarti ijazah kamu bermasalah.
Ada perbedaan antara dokumen yang tidak memenuhi format administrasi dan dokumen yang diragukan keasliannya. Keduanya membutuhkan penanganan yang berbeda.
Legalisir Ijazah untuk Kuliah dan Keperluan Luar Negeri
Kebutuhan dokumen pendidikan untuk kuliah di luar negeri dapat membutuhkan pemeriksaan lebih panjang. Setiap kampus memiliki kebijakan sendiri.
Selain itu, aturan negara tujuan ikut menentukan dokumen apa saja yang harus disiapkan.
Periksa Persyaratan Kampus Tujuan
Sebelum mengurus dokumen, buka halaman penerimaan mahasiswa kampus tujuan. Perhatikan daftar dokumen yang mereka minta.
Beberapa kampus dapat meminta ijazah dan transkrip nilai. Ada pula yang meminta surat keterangan lulus atau dokumen akademik tambahan.
Jika dokumen berbahasa Indonesia, pihak kampus dapat meminta terjemahan dalam bahasa tertentu. Dalam kasus tertentu, mereka juga dapat meminta terjemahan resmi.
Jangan langsung melakukan semua proses tanpa membaca instruksi penerima. Urutan pengesahan dan terjemahan dapat memengaruhi kelancaran proses.
Apostille Berbeda dengan Legalisir
Istilah legalisir dan apostille sering muncul bersamaan. Padahal, keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
Apostille merupakan mekanisme autentikasi dokumen publik untuk digunakan di negara lain yang terikat pada Hague Apostille Convention. Indonesia telah menjadi negara pihak dalam konvensi tersebut.
Dalam praktiknya, kebutuhan apostille bergantung pada dokumen, negara tujuan, dan lembaga penerima. Karena itu, tidak tepat jika semua ijazah untuk luar negeri dianggap otomatis harus diapostille.
Periksa persyaratan terbaru dari pihak yang menerima dokumen. Jika informasi masih belum jelas, mintalah konfirmasi sebelum memulai proses.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Legalisir Ijazah Ditolak?
Jangan langsung mengulang legalisir. Cari tahu dahulu apa yang membuat dokumen tersebut ditolak.
Langkah ini penting karena masalahnya belum tentu terletak pada cap pengesahan. Bisa saja pihak penerima membutuhkan format lain atau menemukan perbedaan data.
Ikuti Langkah Berikut
1. Minta alasan penolakan.
Jika memungkinkan, minta penjelasan secara tertulis. Dengan begitu, kamu memiliki dasar yang jelas untuk memperbaiki dokumen.
2. Cocokkan dengan persyaratan.
Buka kembali pengumuman kampus, lowongan pekerjaan, atau instruksi dari instansi tujuan. Periksa jenis dokumen, format, jumlah salinan, dan ketentuan lainnya.
3. Periksa data pribadi.
Bandingkan nama, tanggal lahir, nomor ijazah, program studi, serta informasi akademik lainnya.
4. Hubungi perguruan tinggi penerbit.
Jika persoalannya berkaitan dengan data akademik, mintalah penjelasan dari kampus yang menerbitkan ijazah.
5. Periksa kebutuhan terjemahan.
Untuk dokumen yang akan digunakan di luar negeri, cek apakah pihak penerima meminta terjemahan resmi.
6. Cek kebutuhan apostille atau legalisasi.
Jangan langsung memilih prosedur berdasarkan informasi dari pengalaman orang lain. Pastikan kebutuhan tersebut memang tercantum dalam persyaratan penerima.
Dengan langkah tersebut, proses perbaikan akan lebih terarah. Kamu juga dapat menghindari pengurusan dokumen berulang kali.
FAQ Seputar Legalisir Ijazah
Apakah legalisir ijazah menjamin dokumen pasti diterima HRD?
Tidak selalu. Legalisir membantu memenuhi persyaratan administratif, namun HRD tetap memiliki kewenangan untuk memeriksa dokumen sesuai kebijakan perusahaan.
Jika perusahaan meminta verifikasi tambahan, pelamar perlu mengikuti prosedur tersebut. Jadi, cap pengesahan tidak berarti proses pemeriksaan otomatis berhenti.
Apakah ijazah yang sudah dilegalisir masih perlu diverifikasi?
Bisa. Pihak penerima dapat melakukan verifikasi jika prosedur internal mereka mengharuskannya.
Verifikasi dapat bertujuan mencocokkan informasi lulusan, perguruan tinggi, program studi, atau data lain yang relevan. Karena itu, pastikan informasi dalam dokumen tetap akurat.
Apakah ijazah untuk luar negeri harus diapostille?
Tidak semua kasus membutuhkan apostille. Kebutuhannya bergantung pada negara tujuan dan persyaratan lembaga yang menerima dokumen.
Jika kampus atau instansi tujuan meminta apostille, ikuti ketentuan yang mereka berikan. Sebaliknya, jika mereka meminta bentuk legalisasi tertentu, gunakan prosedur yang sesuai.
Kesimpulan
Legalisir ijazah dapat mengalami penolakan karena banyak faktor. Perbedaan nama, salinan yang kurang jelas, data yang tidak konsisten, pihak pengesah yang tidak sesuai, hingga format dokumen dapat menjadi penyebabnya.
Untuk keperluan kerja, cocokkan informasi ijazah dengan CV dan perhatikan instruksi HRD. Jika dokumen akan digunakan untuk kuliah di luar negeri, periksa pula kebutuhan terjemahan, apostille, atau legalisasi tambahan.
Menurut saya, persoalan dokumen seperti ini sebaiknya tidak diselesaikan dengan cara coba-coba. Pemeriksaan awal justru dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko pengurusan ulang.
Jika kamu masih ragu apakah dokumen pendidikanmu sudah sesuai untuk kebutuhan kampus, pekerjaan, atau penggunaan di luar negeri, tidak ada salahnya memeriksakannya terlebih dahulu. Silakan klik poster yang tersedia atau tekan tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website untuk mendapatkan arahan sesuai kebutuhan dokumenmu.
Ringkasan
- Legalisir ijazah belum tentu membuat dokumen otomatis diterima setiap instansi.
- Perbedaan nama dan data dapat memunculkan permintaan klarifikasi.
- Salinan ijazah harus jelas, utuh, dan sesuai dengan dokumen asli.
- Pengesahan perlu mengikuti pihak dan prosedur yang tepat.
- HRD dapat melakukan pemeriksaan tambahan terhadap data pendidikan.
- Kampus luar negeri dapat meminta terjemahan, apostille, atau legalisasi tertentu.
- Saat dokumen ditolak, cari penyebabnya sebelum mengurus legalisir kembali.
- Persyaratan dari kampus atau instansi penerima harus menjadi acuan utama.
Referensi
- JDIH BPK RI, Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 11 Tahun 2014 tentang Pengesahan Fotokopi Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar, Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar dan Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar Jenjang Pendidikan Tinggi.
- JDIH BPK RI, Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 29 Tahun 2014 tentang Pengesahan Fotokopi Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar, Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar dan Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar Jenjang Pendidikan Dasar dan Menengah.
- JDIH Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah Republik Indonesia
- Kementerian Hukum Republik Indonesia, Layanan Apostille
- HCCH, Apostille Convention
- Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Riset, dan Teknologi
