Risalah rapat RUPS adalah catatan tertulis resmi tentang jalannya rapat dan keputusan yang diambil para pemegang saham. Dokumen ini menjadi bukti hukum bahwa perusahaan memutuskan sesuatu dengan cara yang sah.
Sayangnya, banyak pengurus perusahaan menganggap risalah cuma urusan administrasi. Satu cacat kecil saja bisa membuat keputusan rapat digugat, atau ditolak ketika perusahaan mengurus perubahan data di Kementerian Hukum.
Sebagai praktisi hukum, saya melihat risalah sebagai dokumen yang paling sering diremehkan dalam tata kelola perseroan. Sengketa antarpemegang saham sering bermula dari risalah yang dibuat asal-asalan.
Karena itu, artikel ini mengupas dasar hukum, isi, format, hingga contoh risalah RUPS dengan bahasa yang mudah kamu cerna.
Apa Itu Risalah Rapat RUPS dan Dasar Hukumnya?
Risalah rapat RUPS adalah berita acara yang merekam seluruh proses Rapat Umum Pemegang Saham. Isinya memuat siapa yang hadir, apa yang dibahas, dan apa yang diputuskan.
Dasar hukum risalah RUPS bersumber dari Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UUPT). Ada tiga pasal yang perlu kamu kenal:
- Pasal 90 ayat (1): setiap RUPS wajib dibuatkan risalah. Ketua rapat dan sedikitnya satu pemegang saham yang ditunjuk peserta rapat harus menandatanganinya.
- Pasal 90 ayat (2): tanda tangan tidak lagi diperlukan jika risalah berbentuk akta notaris.
- Pasal 100 ayat (1): direksi wajib membuat dan menyimpan risalah RUPS di tempat kedudukan perseroan.
Jadi, membuat risalah itu kewajiban, bukan pilihan. Perseroan yang lalai berisiko menghadapi masalah hukum, terutama saat konflik internal pecah.
Fungsi Risalah RUPS bagi Perseroan
Risalah punya peran nyata dalam keseharian perusahaan. Perannya antara lain:
- Menjadi alat bukti atas keputusan para pemegang saham.
- Menjadi dasar notaris saat menyusun akta perubahan anggaran dasar.
- Melengkapi berkas pelaporan ke Sistem Administrasi Badan Hukum (SABH).
- Melindungi direksi dan komisaris dari tuduhan bertindak tanpa kewenangan.
Apa Saja Isi Risalah Rapat RUPS?
Isi risalah rapat RUPS harus lengkap dan akurat. UUPT memang tidak merinci isinya secara kaku. Meski begitu, praktik hukum dan kebutuhan pembuktian menuntut unsur-unsur tertentu.
Berikut unsur yang sebaiknya kamu cantumkan:
- Jenis RUPS: tahunan atau luar biasa.
- Hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat. Kalau rapat berlangsung secara elektronik, sebutkan juga media yang dipakai.
- Daftar hadir: nama pemegang saham atau kuasanya, lengkap dengan jumlah saham dan hak suaranya.
- Pimpinan rapat dan pencatat risalah.
- Pernyataan kuorum: bukti bahwa kehadiran peserta memenuhi syarat anggaran dasar dan UUPT.
- Mata acara rapat: urutan agenda yang dibahas.
- Ringkasan pembahasan: pertanyaan, tanggapan, dan pendapat yang muncul di forum.
- Keputusan rapat: hasil pemungutan suara atau musyawarah mufakat.
- Penutupan dan tanda tangan.
Satu hal lagi. Catat jumlah suara setuju, tidak setuju, dan abstain. Detail ini sering terlewat, padahal sangat menentukan sah atau tidaknya sebuah keputusan.
Cara Menulis Keputusan yang Jelas
Tulis keputusan dengan tegas. Hindari kalimat serba umum seperti “disetujui oleh peserta rapat”.
Sebutkan siapa yang diangkat, apa yang diubah, dan mulai kapan berlaku. Rumusan yang terang akan memudahkan notaris menyusun akta turunannya, dan menutup celah salah tafsir di kemudian hari.
Bagaimana Format Risalah RUPS yang Benar?
Undang-undang tidak menetapkan format risalah RUPS yang baku. Walau demikian, susunan yang rapi membuat dokumen lebih mudah dibaca dan lebih kuat sebagai bukti.
Kerangka berikut umum dipakai dan cukup aman:
- Judul: “Risalah Rapat Umum Pemegang Saham [Nama PT]”.
- Pembukaan: waktu, tempat, dan dasar penyelenggaraan rapat.
- Kehadiran dan kuorum: daftar peserta beserta perhitungan suara.
- Mata acara dan pembahasan: satu bagian untuk setiap agenda.
- Keputusan: rumusan resolusi yang tegas.
- Penutup: jam rapat ditutup.
- Tanda tangan: ketua rapat dan pemegang saham yang ditunjuk.
- Lampiran: daftar hadir, bukti pemanggilan, dan bahan rapat.
Risalah di Bawah Tangan atau Akta Notaris?
Perseroan boleh memilih salah satu dari dua bentuk risalah. Pasal 90 UUPT mengakui keduanya.
Risalah di bawah tangan disusun sendiri oleh perusahaan. Prosesnya cepat dan hemat biaya. Kekuatan pembuktiannya, di sisi lain, lebih rendah.
Risalah RUPS notaris dibuat sebagai akta otentik. Kekuatan pembuktiannya sempurna. Biayanya pun lebih tinggi.
Menurut saya, pakai notaris untuk keputusan strategis. Contohnya perubahan anggaran dasar, penambahan modal, pengangkatan direksi, penggabungan, dan pembubaran perseroan. Untuk rapat rutin, risalah di bawah tangan sudah memadai asalkan disusun dengan cermat.
Contoh Risalah Rapat RUPS
Berikut contoh ringkas risalah RUPS Luar Biasa. Silakan sesuaikan dengan anggaran dasar perusahaanmu.
RISALAH RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA
PT MAJU BERSAMA
Hari/Tanggal: Senin, 2 November 2026
Waktu: 10.00 WIB sampai selesai
Tempat: Kantor PT Maju Bersama, Jember
Peserta rapat:
- Budi Santoso, pemegang 600 saham (60%)
- Siti Rahayu, pemegang 400 saham (40%)
Pimpinan rapat: Budi Santoso, Direktur Utama.
Kuorum: Seluruh pemegang saham hadir, yaitu 100% dari saham dengan hak suara. Rapat sah mengambil keputusan.
Mata acara: Pengangkatan anggota direksi baru.
Pembahasan: Pimpinan rapat menjelaskan alasan pergantian direksi. Peserta menyampaikan tanggapan dan tidak ada keberatan.
Keputusan:
- Menyetujui pengangkatan Andi Pratama sebagai Direktur terhitung sejak rapat ini ditutup.
- Memberi kuasa kepada direksi untuk mengurus pemberitahuan ke Kementerian Hukum.
Hasil pemungutan suara: setuju 1.000 suara, tidak setuju 0, abstain 0.
Penutup: Rapat ditutup pukul 11.00 WIB.
Ditandatangani oleh:
Budi Santoso (Ketua Rapat) dan Siti Rahayu (Pemegang Saham)
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Risalah
Di lapangan, kesalahan yang sama muncul berulang kali:
- Hasil pemungutan suara tidak dicantumkan.
- Daftar hadir dan bukti pemanggilan tidak dilampirkan.
- Tanda tangan tidak lengkap.
- Keputusan ditulis terlalu umum.
- Tanggal risalah berbeda dengan tanggal rapat.
Kabar baiknya, semua kesalahan itu mudah dicegah. Cukup siapkan daftar periksa sederhana dan cek sebelum rapat ditutup.
FAQ Seputar Risalah Rapat RUPS
Apakah risalah RUPS wajib dibuat dengan akta notaris?
Tidak selalu. Pasal 90 UUPT membolehkan risalah di bawah tangan. Namun, keputusan yang harus dituangkan dalam akta perubahan anggaran dasar umumnya memerlukan pernyataan keputusan rapat dalam akta notaris.
Siapa yang menandatangani risalah RUPS?
Untuk risalah di bawah tangan, ketua rapat dan sedikitnya satu pemegang saham yang ditunjuk peserta rapat menandatanganinya. Kalau risalah berbentuk akta notaris, tanda tangan itu tidak disyaratkan.
Berapa lama perusahaan harus menyimpan risalah RUPS?
UUPT mewajibkan direksi menyimpan risalah di tempat kedudukan perseroan. Aturan itu tidak menyebut batas waktu tertentu. Karena itu, simpan risalah selama perseroan masih berdiri sebagai bagian dari dokumen perusahaan.
Kesimpulan
Risalah rapat RUPS adalah bukti utama bahwa perusahaan mengambil keputusan secara sah. Pasal 90 UUPT mewajibkan pembuatannya, sedangkan Pasal 100 membebankan penyimpanannya kepada direksi.
Saran saya sederhana. Siapkan format baku, catat hasil suara dengan teliti, dan lengkapi lampiran. Untuk keputusan strategis, libatkan notaris.
Menurut saya, biaya menyusun risalah yang benar jauh lebih murah daripada biaya menyelesaikan sengketa akibat risalah yang cacat. Kehati-hatian sejak awal melindungi pemegang saham dan pengurus sekaligus.
Kalau kamu masih ragu dengan format atau keabsahan risalah perusahaanmu, jangan tunggu masalah datang lebih dulu. Klik poster yang tersedia di halaman ini atau tekan tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website. Tim kami siap membantumu.
Ringkasan
- Risalah rapat RUPS adalah catatan resmi jalannya rapat dan keputusan pemegang saham.
- Dasar hukumnya ada pada Pasal 90 dan Pasal 100 UU Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.
- Isi risalah mencakup waktu, tempat, peserta, kuorum, agenda, pembahasan, dan keputusan.
- Hasil pemungutan suara sebaiknya selalu dicantumkan secara rinci.
- Risalah di bawah tangan ditandatangani ketua rapat dan satu pemegang saham yang ditunjuk.
- Risalah notaris berbentuk akta otentik dan tidak memerlukan tanda tangan peserta.
- Gunakan risalah notaris untuk keputusan strategis seperti perubahan anggaran dasar.
- Direksi wajib menyimpan risalah di tempat kedudukan perseroan.
Referensi
- Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (Pasal 77, 90, dan 100).
- Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.
- Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Kementerian Hukum Republik Indonesia: ahu.go.id.
- Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan RUPS Perusahaan Terbuka.
- Basis data peraturan perundang-undangan: peraturan.bpk.go.id.
