Sistem Pengendalian Internal: Komponen dan Cara Membangunnya

Sistem pengendalian internal adalah kumpulan kebijakan, prosedur, dan mekanisme yang menjaga aset perusahaan serta memastikan laporan keuangan bisa dipercaya. Banyak pemilik usaha baru memikirkannya setelah masalah datang, entah berupa kecurangan karyawan, temuan pajak, atau sengketa antarpemegang saham.

Padahal, membangunnya sejak awal jauh lebih murah. Biaya memperbaiki kerusakan hampir selalu lebih besar daripada biaya mencegahnya.

Jawaban singkatnya begini. Menurut kerangka COSO, sistem ini punya lima komponen, dan perusahaan membangunnya lewat penilaian risiko, pembagian tugas yang tegas, dokumentasi tertulis, serta pemantauan berkala.

Menurut saya sebagai praktisi hukum, banyak perusahaan salah kaprah soal pengendalian internal. Mereka menganggapnya urusan administrasi yang merepotkan. Dalam praktik, sistem ini menjadi pelindung pertama bagi direksi, apalagi sejak KUHP baru berlaku dan korporasi bisa dimintai pertanggungjawaban pidana.

Apa Itu Sistem Pengendalian Internal dan Dasar Hukumnya?

Sistem pengendalian internal adalah proses yang dijalankan manajemen untuk memberi keyakinan memadai bahwa tujuan perusahaan tercapai. Dewan komisaris, direksi, dan seluruh karyawan ikut terlibat di dalamnya. Karena itu, tanggung jawabnya tidak berhenti di satu departemen.

Tujuan Pengendalian Internal Perusahaan

Pengendalian internal perusahaan punya tiga tujuan yang saling menopang:

• Efektivitas dan efisiensi operasi. Kegiatan usaha berjalan tanpa pemborosan.
• Keandalan pelaporan keuangan. Angka di laporan akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.
• Kepatuhan hukum. Perusahaan menaati peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dasar Hukum di Indonesia

Indonesia belum punya satu undang-undang khusus yang mewajibkan semua perusahaan swasta memiliki sistem pengendalian internal. Meski begitu, kewajibannya tersebar di sejumlah regulasi. Pasal 97 UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, misalnya, meminta direksi mengurus perseroan dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab.

Pasal 108 undang-undang yang sama menugaskan dewan komisaris untuk mengawasi jalannya pengurusan. Untuk perusahaan terbuka, POJK Nomor 56/POJK.04/2015 mewajibkan adanya unit audit internal. Adapun PP Nomor 60 Tahun 2008 memang mengatur instansi pemerintah, tetapi banyak perusahaan swasta memakainya sebagai rujukan praktik terbaik.

Baca Juga: Kriteria UMKM Menurut Aturan Terbaru: Batas Omzet, Aset, dan Contohnya

Komponen Sistem Pengendalian Internal Menurut Kerangka COSO

Kerangka COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) menjadi acuan global. Auditor dan regulator di banyak negara memakainya, termasuk di Indonesia. Berikut lima komponen sistem pengendalian internal versi COSO:

1. Lingkungan pengendalian. Komponen ini mencakup integritas, nilai etika, struktur organisasi, dan komitmen pimpinan. Teladan dari atas, atau “tone at the top”, membentuk budaya patuh di seluruh perusahaan.
2. Penilaian risiko. Manajemen mengenali dan menganalisis risiko yang mengancam tujuan perusahaan, termasuk risiko fraud perusahaan.
3. Aktivitas pengendalian. Kebijakan dan prosedur dijalankan nyata, misalnya otorisasi transaksi, rekonsiliasi, dan pemisahan tugas.
4. Informasi dan komunikasi. Data yang relevan sampai tepat waktu ke pihak yang membutuhkan, di dalam maupun di luar perusahaan.
5. Aktivitas pemantauan. Perusahaan menguji efektivitas pengendalian secara terus-menerus lewat audit internal dan penilaian mandiri.

Kelima komponen ini saling mengunci. Penilaian risiko yang tajam, contohnya, tidak berguna kalau tidak ada aktivitas pengendalian yang menindaklanjutinya. Maka dari itu, bangunlah kelimanya bersamaan.

Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI!

Cara Membangun Sistem Pengendalian Internal di Perusahaan

Prosesnya tidak harus rumit. Kamu hanya perlu komitmen pimpinan dan langkah yang tertata. Ikuti lima tahap berikut.

1. Petakan Proses Bisnis dan Risiko

Mulailah dengan mendata proses bisnis utama, dari penjualan, pembelian, sampai penggajian. Setelah itu, nilai titik rawan di tiap proses. Biasanya titik rawan itu ada di pengelolaan kas, pengadaan barang, dan pelaporan pajak.

2. Susun Kebijakan dan SOP Tertulis

Tuangkan kebijakan ke dalam prosedur tertulis. SOP yang jelas membuat karyawan paham wewenang dan batas tanggung jawabnya. Dokumen ini juga menjadi bukti hukum ketika direksi menghadapi pemeriksaan atau sengketa.

3. Terapkan Pemisahan Tugas dan Otorisasi

Jangan biarkan satu orang memegang seluruh siklus transaksi. Orang yang mengajukan pembayaran sebaiknya berbeda dari orang yang menyetujui dan mencairkannya. Cara sederhana ini ampuh menekan peluang penyalahgunaan.

4. Sediakan Saluran Pelaporan Pelanggaran

Berikutnya, buat mekanisme whistleblowing yang aman dan rahasia. Pelapor harus yakin tidak akan menerima tindakan balasan. Dengan saluran seperti ini, manajemen bisa mendeteksi pelanggaran lebih cepat.

5. Pantau dan Evaluasi Secara Berkala

Terakhir, tugaskan audit internal atau konsultan independen untuk menguji pengendalian yang sudah berjalan. Laporkan hasilnya kepada direksi dan komisaris. Setelah itu, perbaiki kelemahan yang ditemukan sesuai jadwal.

Risiko Hukum Jika Pengendalian Internal Perusahaan Lemah

Pengendalian yang rapuh membuka celah hukum yang serius. Empat risiko berikut paling sering muncul:

• Tanggung jawab pribadi direksi. Menurut Pasal 97 UU PT, direksi bisa menanggung kerugian perseroan secara pribadi jika bersalah atau lalai.
• Pertanggungjawaban pidana korporasi. UU No. 1 Tahun 2023 tentang KUHP mengakui korporasi sebagai subjek tindak pidana. PERMA Nomor 13 Tahun 2016 mengatur tata cara penanganannya, dan pengadilan dapat menilai apakah perusahaan sudah berupaya mencegah pelanggaran.
• Sanksi perpajakan. Pencatatan yang berantakan bisa memicu koreksi pemeriksaan dan sanksi administratif berdasarkan UU KUP sebagaimana diubah dengan UU HPP.
• Kebocoran data pribadi. UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mewajibkan pengendali data menjaga keamanan data. Kontrol akses yang longgar berisiko mendatangkan sanksi.

Singkatnya, sistem pengendalian internal menjadi bukti itikad baik perusahaan. Bukti ini sangat berharga saat aparat penegak hukum atau regulator datang memeriksa.

Kesalahan Umum dalam Menerapkan Pengendalian Internal Perusahaan

Banyak perusahaan sudah punya dokumen lengkap, tetapi tetap kecolongan. Berikut kesalahan yang paling sering terjadi:

• Perusahaan menyalin SOP milik orang lain tanpa menyesuaikan risiko bisnisnya.
• Pimpinan melanggar aturan sendiri, lalu karyawan meniru perilaku itu.
• Transaksi dan persetujuan tidak terdokumentasi dengan memadai.
• Manajemen jarang mengevaluasi sistem setelah menyusunnya.
• Pelatihan karyawan hanya berlangsung sekali, lalu terlupakan.

Cara menghindarinya cukup jelas. Jadikan pengendalian internal agenda rutin direksi. Libatkan juga penasihat hukum saat menyusun kebijakan yang menyangkut kepatuhan.

FAQ (Frequently Asked Questions)

Apakah semua perusahaan wajib memiliki sistem pengendalian internal?

Tidak ada satu aturan yang mewajibkan semuanya secara eksplisit. Namun, UU PT membebankan pengurusan dan pengawasan kepada direksi dan komisaris. Perusahaan terbuka dan sektor tertentu seperti jasa keuangan menghadapi kewajiban yang lebih ketat. Karena itu, semua perusahaan sebaiknya memilikinya.

Apa perbedaan pengendalian internal dan audit internal?

Pengendalian internal dijalankan seluruh jajaran perusahaan setiap hari. Audit internal berbeda, sebab fungsinya independen dan bertugas menguji apakah sistem itu berjalan efektif. Jadi, audit internal termasuk bagian dari komponen pemantauan.

Berapa lama perusahaan bisa membangun sistem pengendalian internal?

Jawabannya bergantung pada ukuran dan kompleksitas usaha. Perusahaan kecil biasanya butuh tiga sampai enam bulan untuk menyusun fondasinya. Perusahaan besar sering memerlukan waktu lebih lama. Kamu bisa memulai dari proses berisiko tinggi lebih dulu.

Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI!

Kesimpulan

Sistem pengendalian internal memiliki lima komponen: lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Perusahaan membangunnya dengan memetakan risiko, menyusun SOP, memisahkan tugas, menyediakan saluran pelaporan, dan mengevaluasi secara berkala. Saran saya, mulailah dari proses yang paling rawan, lalu perluas pelan-pelan.

Menurut pandangan saya, perusahaan yang disiplin menjalankan pengendalian internal akan lebih tenang menghadapi pemeriksaan, audit, maupun sengketa. Di tengah pertanggungjawaban pidana korporasi, sistem ini melindungi aset sekaligus nama baik dan posisi hukum para pengurus.

Kalau kamu masih ragu apakah sistem di perusahaanmu sudah memadai secara hukum, jangan menunggu sampai masalah datang. Silakan klik poster yang tersedia atau tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website ini. Tim kami siap membantu menilai dan memperkuat pengendalian internal perusahaanmu.

Baca Juga: Cara Membuat Business Plan: Struktur, Contoh, dan Tipsnya

Ringkasan

• Sistem pengendalian internal menjaga aset, memastikan laporan keuangan andal, dan mendukung kepatuhan hukum.
• Dasar hukumnya tersebar di UU PT, POJK 56/POJK.04/2015, dan PP 60/2008 sebagai rujukan praktik terbaik.
• Kerangka COSO memuat lima komponen: lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan.
• Perusahaan membangun sistem ini lewat pemetaan risiko, SOP tertulis, pemisahan tugas, whistleblowing, dan evaluasi berkala.
• Pengendalian yang lemah bisa memicu tanggung jawab pribadi direksi dan pertanggungjawaban pidana korporasi.
• Kesalahan umum meliputi SOP salinan, minimnya teladan pimpinan, dan evaluasi yang jarang.
• Perusahaan sebaiknya memulai dari proses berisiko tinggi, lalu memperluasnya bertahap.

Referensi

1. Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.
2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana.
3. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
4. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.
6. Peraturan Mahkamah Agung Nomor 13 Tahun 2016 tentang Tata Cara Penanganan Perkara Tindak Pidana oleh Korporasi.
7. Peraturan OJK Nomor 56/POJK.04/2015 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal. Tersedia di ojk.go.id.
8. COSO, Internal Control – Integrated Framework (2013). Tersedia di coso.org.
9. Direktorat Jenderal Pajak (pajak.go.id) dan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (bpkp.go.id) untuk pedoman pengendalian dan kepatuhan.