Dokumen yang perlu dilegalisir sangat bergantung pada tujuan penggunaannya. Untuk melamar pekerjaan, mengurus keperluan hukum, melanjutkan pendidikan, atau menggunakan dokumen di luar negeri, persyaratannya bisa berbeda.
Dalam praktiknya, persoalan sering muncul bukan karena proses pengesahan dokumen terlalu rumit. Penyebabnya justru lebih sederhana.
Dalam penggunaan sehari-hari, legalisir biasanya dipahami sebagai proses pengesahan salinan dokumen. Tujuannya untuk menunjukkan bahwa salinan tersebut sesuai dengan dokumen yang menjadi dasarnya. Istilah ini cukup umum digunakan dalam berbagai urusan administrasi di Indonesia.
Meski begitu, istilah legalisir sering dipakai untuk menyebut berbagai jenis pengesahan dokumen. Padahal, prosedur yang berlaku dapat berbeda sesuai jenis dokumen dan tujuan penggunaannya.
Untuk dokumen yang digunakan di Indonesia, instansi tertentu mungkin meminta salinan yang sudah dilegalisir. Sementara itu, dokumen yang akan digunakan di luar negeri dapat membutuhkan apostille atau legalisasi melalui jalur konsuler.
Legalisir, Legalisasi, dan Apostille Itu Berbeda
Sebelum mengurus dokumen, kenali dulu istilah yang digunakan. Jangan sampai proses yang dipilih ternyata tidak sesuai kebutuhan.
- Legalisir umumnya berkaitan dengan pengesahan salinan dokumen.
- Legalisasi digunakan dalam konteks pengesahan dokumen sesuai prosedur lembaga yang berwenang.
- Apostille merupakan sertifikasi terhadap dokumen publik untuk digunakan di negara lain yang menjadi pihak pada Konvensi Apostille.
- Legalisasi konsuler dapat berlaku untuk penggunaan dokumen di negara yang tidak menggunakan mekanisme apostille.
Indonesia sendiri telah mengesahkan Konvensi Apostille melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021. Pemerintah kemudian menyediakan layanan apostille melalui sistem yang dikelola Kementerian Hukum.
Dokumen yang Perlu Dilegalisir untuk Keperluan Kerja
Berikut beberapa dokumen legalisir untuk kerja yang cukup sering muncul dalam persyaratan administrasi.
1. Ijazah dan Transkrip Nilai
Ijazah menjadi salah satu dokumen yang paling sering diminta saat seseorang melamar pekerjaan. Dokumen ini menunjukkan pendidikan formal yang telah ditempuh oleh calon pekerja.
Untuk pekerjaan di luar negeri, prosesnya dapat menjadi lebih panjang. Ijazah mungkin harus melalui pengesahan tertentu sebelum diterima oleh pihak asing. Transkrip nilai juga dapat diminta sebagai dokumen pendukung.
2. SKCK
Surat Keterangan Catatan Kepolisian atau SKCK juga dapat menjadi bagian dari persyaratan pekerjaan tertentu. Dokumen ini sering muncul dalam proses administrasi kerja di luar negeri, termasuk ketika berkaitan dengan visa.
Jika SKCK digunakan untuk keperluan internasional, dokumen tersebut dapat membutuhkan pengesahan sesuai prosedur negara tujuan. Persyaratannya tidak selalu sama.
3. Akta Kelahiran
Akta kelahiran kadang diminta dalam proses administrasi kerja luar negeri. Fungsinya dapat berkaitan dengan verifikasi identitas atau informasi keluarga.
Ketika dokumen tersebut digunakan di negara lain, penerjemahan mungkin diperlukan. Setelah itu, proses apostille atau legalisasi dapat mengikuti ketentuan yang berlaku.
4. Surat Pengalaman Kerja
Surat pengalaman kerja menjadi bukti bahwa seseorang pernah bekerja pada perusahaan atau organisasi tertentu. Dalam proses rekrutmen internasional, dokumen ini dapat diminta untuk membantu proses verifikasi pengalaman profesional.
Meski begitu, surat pengalaman kerja tidak otomatis harus dilegalisasi. Semuanya bergantung pada permintaan perusahaan atau lembaga yang memproses lamaran.
5. Sertifikat Profesi
Sertifikat profesi dapat menjadi dokumen penting bagi pekerja pada bidang tertentu. Misalnya, profesi yang membutuhkan lisensi atau sertifikasi khusus.
Saat dokumen tersebut digunakan di luar negeri, persyaratannya perlu diperiksa lebih teliti. Setiap negara dapat mempunyai mekanisme pengakuan kualifikasi sendiri.
Dokumen yang Perlu Dilegalisir untuk Keperluan Hukum
Untuk kepentingan hukum, pemeriksaan dokumen biasanya membutuhkan perhatian lebih. Keaslian dokumen menjadi salah satu aspek yang penting.
Beberapa dokumen yang dapat membutuhkan pengesahan antara lain:
- akta kelahiran;
- akta perkawinan;
- buku nikah;
- akta perceraian;
- surat kuasa;
- akta notaris;
- dokumen perusahaan;
- surat keterangan dari instansi resmi;
- dokumen pengadilan; dan
- dokumen administratif lain sesuai kebutuhan.
Dokumen Perkawinan dan Keluarga
Akta perkawinan dan buku nikah sering digunakan untuk berbagai keperluan hukum keluarga. Misalnya, ketika pasangan mengurus administrasi perkawinan campuran, visa pasangan, atau dokumen kewarganegaraan.
Jika dokumen tersebut akan digunakan di luar negeri, proses apostille dapat menjadi salah satu pilihan. Namun, hal itu tetap bergantung pada negara tujuan.
Dokumen Perusahaan
Dalam kegiatan bisnis lintas negara, dokumen perusahaan juga dapat membutuhkan pengesahan. Contohnya akta pendirian perusahaan, perubahan anggaran dasar, surat kuasa, maupun dokumen yang menunjukkan kewenangan pengurus.
Dokumen semacam ini perlu diperiksa keabsahannya sebelum digunakan. Pihak penerima juga mungkin meminta terjemahan dalam bahasa tertentu.
Dokumen yang Perlu Apostille untuk Penggunaan di Luar Negeri
Masih banyak orang yang mengira semua dokumen untuk luar negeri harus dibawa ke kedutaan. Anggapan tersebut tidak selalu benar.
Indonesia sudah menerapkan mekanisme apostille. Mekanisme ini berkaitan dengan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, atau yang lebih dikenal sebagai Konvensi Apostille.
Contoh Dokumen yang Dapat Menggunakan Apostille
Beberapa dokumen publik yang dapat masuk dalam layanan apostille antara lain:
- dokumen administrasi kependudukan;
- dokumen pengadilan;
- dokumen dari lembaga pemerintah;
- dokumen pendidikan tertentu;
- dokumen yang dibuat atau disahkan pejabat berwenang; dan
- dokumen notarial sesuai ketentuan.
Meski demikian, keberadaan tanda tangan pejabat pada dokumen belum otomatis membuat dokumen tersebut langsung memenuhi seluruh persyaratan apostille. Dokumen tetap harus mengikuti ketentuan layanan yang berlaku.
Syarat Legalisir Dokumen yang Perlu Disiapkan
Persyaratan legalisir tidak selalu sama. Jenis dokumen, lembaga penerbit, tujuan penggunaan, hingga negara tujuan dapat memengaruhi prosesnya.
Pastikan Dokumen Asli Valid
Langkah pertama sederhana. Periksa dokumen asli.
Pastikan dokumen diterbitkan oleh instansi yang memiliki kewenangan. Cek pula nama, nomor dokumen, tanggal penerbitan, dan data pribadi.
Tentukan Tujuan Penggunaan
Setelah itu, tentukan untuk apa dokumen tersebut digunakan. Apakah untuk pekerjaan? Pernikahan? Pendidikan? Visa? Atau kebutuhan hukum tertentu?
Tujuan penggunaan akan membantu menentukan jalur pengesahan yang sesuai. Dengan cara ini, kamu tidak perlu mengurus prosedur yang sebenarnya tidak diminta oleh pihak penerima.
Periksa Ketentuan Negara Tujuan
Untuk penggunaan di luar negeri, bagian ini sangat penting. Cari tahu apakah negara tujuan menerima apostille atau menggunakan legalisasi konsuler.
Perhatikan juga ketentuan bahasa. Ada instansi yang meminta dokumen diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah. Ada pula yang mempunyai format atau persyaratan tertentu.
Bagaimana Urutan Pengurusan Legalisasi Dokumen?
Tidak ada satu urutan yang berlaku untuk semua jenis dokumen. Namun, alur berikut dapat menjadi gambaran awal:
- Tentukan lembaga yang akan menerima dokumen.
- Cari tahu seluruh persyaratan administrasinya.
- Siapkan dokumen asli.
- Periksa kembali semua data dalam dokumen.
- Lakukan penerjemahan jika memang diperlukan.
- Ajukan legalisasi atau apostille sesuai jalur yang berlaku.
- Periksa hasil pengesahan setelah selesai.
- Serahkan dokumen kepada pihak yang membutuhkan.
Perlu diperhatikan, penerjemahan dan apostille tidak selalu dilakukan dalam urutan yang sama. Urutan tersebut dapat berubah sesuai jenis dokumen dan ketentuan dari otoritas tujuan.
| Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI! |
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Legalisir
Kelihatannya sederhana. Nyatanya, kesalahan administrasi masih cukup sering terjadi.
Salah satu yang paling umum adalah menyamakan legalisir dengan apostille. Padahal, keduanya memiliki fungsi dan konteks yang berbeda.
Kesalahan berikutnya muncul ketika pemohon tidak mengecek aturan negara tujuan. Padahal, persyaratan dari satu negara belum tentu berlaku di negara lain.
FAQ Seputar Dokumen yang Perlu Dilegalisir
Apakah semua dokumen untuk kerja wajib dilegalisir?
Tidak. Kebutuhan legalisasi bergantung pada permintaan perusahaan, instansi, atau negara tujuan. Karena itu, periksa persyaratan terlebih dahulu sebelum mengajukan pengesahan.
Apakah ijazah untuk kerja di luar negeri harus diapostille?
Tidak selalu. Kebutuhan apostille bergantung pada negara tujuan dan lembaga yang menerima dokumen. Jika negara tersebut menerapkan mekanisme apostille, prosedur tersebut dapat menjadi bagian dari persyaratan.
Apakah dokumen harus diterjemahkan sebelum legalisasi?
Belum tentu. Urutannya dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen dan ketentuan pihak penerima. Sebaiknya pastikan prosedurnya sebelum menerjemahkan atau mengajukan pengesahan.
Kesimpulan
Dokumen yang perlu dilegalisir dapat berbeda untuk setiap keperluan. Ijazah, transkrip nilai, SKCK, akta kelahiran, dokumen perkawinan, hingga dokumen perusahaan merupakan contoh yang mungkin membutuhkan pengesahan tertentu.
Namun, kebutuhan tersebut tidak berlaku secara otomatis. Instansi penerima dan negara tujuan memegang peranan penting dalam menentukan jenis proses yang diperlukan.
Jika kamu masih ragu menentukan dokumen yang perlu dilegalisir untuk pekerjaan atau kepentingan hukum, tidak ada salahnya berkonsultasi terlebih dahulu. Silakan klik poster yang tersedia atau tekan tombol “KONSULTASI GRATIS” di pojok kanan website untuk mendapatkan arahan sesuai kebutuhan dokumen.
| Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI! |
Ringkasan
- Tidak semua dokumen harus dilegalisir untuk keperluan kerja atau hukum.
- Ijazah dan transkrip nilai sering menjadi dokumen penting dalam administrasi pekerjaan.
- SKCK, akta kelahiran, dan dokumen perkawinan dapat membutuhkan pengesahan tertentu.
- Legalisir, legalisasi, apostille, dan legalisasi konsuler mempunyai fungsi yang berbeda.
- Dokumen untuk penggunaan di luar negeri harus mengikuti ketentuan negara tujuan.
- Penerjemahan resmi dapat diperlukan apabila dokumen akan digunakan dalam bahasa asing.
- Keaslian dan kesesuaian data harus diperiksa sebelum proses pengesahan.
- Memastikan prosedur sejak awal dapat membantu mengurangi risiko penolakan dokumen.
Referensi
- Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.
https://peraturan.bpk.go.id/Details/161838/perpres-no-2-tahun-2021 - Kementerian Hukum Republik Indonesia, Layanan Apostille.
https://apostille.ahu.go.id/ - Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Kementerian Hukum Republik Indonesia.
https://ahu.go.id/ - Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia, Portal Peduli WNI.
https://peduliwni.kemlu.go.id/ - Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN).
https://jdihn.go.id/ - Database Peraturan Perundang-undangan, Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia.
https://peraturan.bpk.go.id/
