Perkembangan teknologi membuat perusahaan tidak lagi harus mengumpulkan seluruh pemegang saham di satu ruangan untuk melaksanakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Melalui RUPS secara elektronik, pemegang saham dapat mengikuti rapat dari lokasi yang berbeda selama sistem yang digunakan memungkinkan mereka mengikuti dan berpartisipasi dalam rapat sesuai ketentuan hukum.
Bagi perusahaan, mekanisme ini dapat menghemat waktu dan biaya sekaligus memudahkan pemegang saham yang berada di kota atau negara berbeda.
Namun, kemudahan tersebut tidak berarti perusahaan dapat mengabaikan aturan RUPS.
Pemanggilan, kehadiran, kuorum, pengambilan keputusan, pemungutan suara, dan pembuatan risalah tetap harus dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku.
Karena itu, perusahaan perlu memahami bukan hanya cara menjalankan RUPS secara online, tetapi juga bagaimana memastikan setiap keputusan yang dihasilkan memiliki dasar hukum yang jelas.
Apa Itu RUPS Secara Elektronik?
RUPS secara elektronik adalah RUPS yang dilaksanakan menggunakan telekonferensi, video konferensi, atau media elektronik lain yang memungkinkan seluruh peserta saling melihat dan mendengar secara langsung serta ikut berpartisipasi dalam rapat.
Ketentuan tersebut terdapat dalam Pasal 77 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UU PT).
Dengan mekanisme ini, pemegang saham tidak harus berada di tempat yang sama untuk mengikuti RUPS.
Sebagai contoh, pemegang saham yang berada di Jakarta dapat mengikuti rapat bersama pemegang saham lain yang berada di Surabaya atau luar negeri melalui sistem elektronik.
Namun, sistem yang digunakan harus memungkinkan komunikasi secara langsung dan memberikan kesempatan kepada peserta untuk berpartisipasi dalam rapat.
Dengan demikian, RUPS secara elektronik tidak sama dengan sekadar mengirimkan dokumen keputusan melalui email atau grup percakapan.
RUPS tetap merupakan sebuah rapat yang membutuhkan proses pembahasan dan pengambilan keputusan sesuai aturan perseroan.
Dasar Hukum RUPS Secara Elektronik di Indonesia
Dasar hukum RUPS elektronik untuk PT terdapat dalam Pasal 77 UU PT, sedangkan Perusahaan Terbuka juga harus mengikuti ketentuan OJK yang mengatur penyelenggaraan RUPS dan sistem RUPS elektronik.
Pasal 77 UU PT secara tegas memperbolehkan RUPS dilakukan melalui telekonferensi, video konferensi, atau sarana elektronik lainnya.
Syarat utamanya adalah seluruh peserta dapat saling melihat dan mendengar secara langsung serta dapat berpartisipasi dalam rapat.
UU PT juga menentukan bahwa kuorum dan pengambilan keputusan tetap mengikuti ketentuan dalam UU PT dan Anggaran Dasar Perseroan.
Kehadiran peserta melalui media elektronik diperhitungkan dalam menentukan persyaratan tersebut.
Selain itu, setiap RUPS elektronik harus dibuatkan risalah rapat.
Untuk RUPS elektronik berdasarkan Pasal 77 UU PT, risalah tersebut harus disetujui dan ditandatangani oleh seluruh peserta RUPS.
Aturan Khusus untuk Perusahaan Terbuka
Perusahaan Terbuka memiliki aturan tambahan karena penyelenggaraan RUPS juga berada dalam pengawasan Otoritas Jasa Keuangan (OJK).
POJK Nomor 15/POJK.04/2020 mengatur berbagai hal mengenai rencana dan penyelenggaraan RUPS Perusahaan Terbuka.
Aturan tersebut mencakup pemberitahuan mata acara, pengumuman, pemanggilan RUPS, hingga pemberian kuasa secara elektronik.
Sementara itu, aturan khusus mengenai pelaksanaan RUPS secara elektronik sekarang menggunakan POJK Nomor 14 Tahun 2025.
POJK Nomor 14 Tahun 2025 mengatur pelaksanaan RUPS, Rapat Umum Pemegang Obligasi (RUPO), dan Rapat Umum Pemegang Sukuk (RUPSu) secara elektronik.
Peraturan tersebut mulai berlaku pada 1 Juli 2025 dan pada saat yang sama mencabut POJK Nomor 16/POJK.04/2020.
Artinya, perusahaan tidak seharusnya lagi menggunakan POJK 16/2020 sebagai dasar regulasi terbaru untuk e-RUPS Perusahaan Terbuka.
Pembaruan ini penting diperhatikan oleh Direksi, Komisaris, sekretaris perusahaan, legal corporate, dan notaris yang menangani RUPS.
Bagaimana Tata Cara Pelaksanaan RUPS Elektronik?
Pelaksanaan RUPS elektronik umumnya dimulai dari persiapan agenda dan dokumen, dilanjutkan dengan pemanggilan pemegang saham, verifikasi peserta, pelaksanaan rapat, pengambilan suara, dan pembuatan risalah rapat.
Setiap tahapan perlu dipersiapkan sejak awal karena kesalahan pada tahap administrasi dapat memengaruhi proses pengambilan keputusan.
1. Menentukan Agenda RUPS
Direksi perlu menentukan agenda yang akan dibahas dalam RUPS sebelum rapat diselenggarakan.
Agenda tersebut harus disusun berdasarkan kebutuhan perusahaan dan ketentuan yang berlaku.
Dokumen pendukung untuk setiap agenda juga sebaiknya disiapkan sejak awal agar pemegang saham memiliki informasi yang cukup sebelum memberikan suara.
2. Melakukan Pengumuman dan Pemanggilan
Setelah agenda ditentukan, perusahaan perlu melakukan pengumuman dan pemanggilan kepada pemegang saham sesuai ketentuan yang berlaku.
Informasi yang diberikan perlu menjelaskan waktu, agenda, mekanisme kehadiran, serta tata cara mengikuti RUPS.
Untuk Perusahaan Terbuka, tata cara mengenai pemberitahuan mata acara, pengumuman, dan pemanggilan RUPS diatur secara khusus dalam POJK 15/2020.
3. Melakukan Verifikasi Peserta
Perusahaan kemudian perlu memastikan identitas pemegang saham atau penerima kuasa yang mengikuti RUPS.
Tahapan ini penting untuk memastikan bahwa orang yang hadir dan memberikan suara memang memiliki hak untuk mewakili saham tertentu.
Sistem elektronik yang digunakan sebaiknya memiliki pencatatan mengenai identitas peserta, waktu kehadiran, serta aktivitas selama rapat.
4. Melaksanakan RUPS Secara Langsung
RUPS kemudian dilaksanakan melalui sistem elektronik yang telah dipersiapkan.
Untuk RUPS berdasarkan Pasal 77 UU PT, sistem tersebut harus memungkinkan seluruh peserta saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat.
Karena itu, perusahaan perlu memastikan koneksi internet, perangkat, akses peserta, dan sistem komunikasi sudah diuji sebelum rapat dimulai.
5. Melakukan Pemungutan Suara
Setelah pembahasan agenda selesai, pemegang saham memberikan suara sesuai mekanisme yang telah ditentukan.
Perhitungan suara tetap mengikuti ketentuan mengenai kuorum dan jumlah suara yang diperlukan untuk mengambil keputusan.
Pada Perusahaan Terbuka, sistem elektronik dapat menyediakan fasilitas seperti pemberian kuasa secara elektronik dan pemungutan suara elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.
6. Membuat Risalah RUPS
Setelah RUPS selesai, seluruh keputusan dan jalannya rapat perlu dituangkan dalam risalah.
Untuk RUPS elektronik berdasarkan Pasal 77 UU PT, risalah harus disetujui dan ditandatangani oleh seluruh peserta RUPS.
Dalam praktik perusahaan, dokumentasi pendukung seperti daftar hadir, bukti pemanggilan, hasil pemungutan suara, dan dokumen kuasa juga sebaiknya disimpan dengan rapi.
Apakah Keputusan RUPS Virtual Sah Secara Hukum?
Keputusan RUPS virtual dapat sah apabila proses pelaksanaannya memenuhi ketentuan UU PT, Anggaran Dasar Perseroan, serta regulasi khusus yang berlaku bagi perusahaan tersebut.
Dengan kata lain, penggunaan aplikasi atau platform online bukan satu-satunya faktor yang menentukan keabsahan RUPS.
Perusahaan juga harus memastikan peserta yang hadir memiliki hak, kuorum terpenuhi, agenda telah disampaikan sesuai aturan, dan keputusan diambil melalui mekanisme yang benar.
Pasal 77 UU PT menyatakan bahwa kuorum dan persyaratan pengambilan keputusan tetap mengikuti UU PT dan/atau Anggaran Dasar Perseroan.
Peserta yang mengikuti RUPS melalui media elektronik diperhitungkan dalam persyaratan tersebut.
Karena itu, perusahaan perlu memeriksa Anggaran Dasar sebelum menentukan mekanisme RUPS.
Apa Peran Notaris dalam RUPS Elektronik?
Notaris berperan penting ketika hasil RUPS perlu dituangkan dalam akta notaris atau ketika keputusan RUPS berkaitan dengan perubahan yang membutuhkan tindakan administratif dan hukum lebih lanjut.
Namun, tidak tepat jika setiap RUPS elektronik dianggap otomatis harus mengikuti satu pola kehadiran notaris yang sama.
Kebutuhan dan bentuk akta harus dilihat berdasarkan agenda RUPS, jenis perseroan, ketentuan UU PT, regulasi pasar modal, serta kebutuhan administrasi perusahaan.
Sebagai contoh, keputusan mengenai perubahan Anggaran Dasar membutuhkan penanganan yang berbeda dibandingkan keputusan internal yang tidak memerlukan perubahan data perseroan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya berkonsultasi dengan notaris sebelum RUPS dilaksanakan.
Langkah tersebut membuat perusahaan dapat mengetahui sejak awal dokumen apa saja yang harus disiapkan dan bagaimana keputusan RUPS harus dituangkan setelah rapat selesai.
Perbedaan RUPS Elektronik PT Tertutup dan Perusahaan Terbuka
PT tertutup terutama mengacu pada UU PT, sedangkan Perusahaan Terbuka juga harus mengikuti peraturan OJK dan ketentuan pasar modal yang berlaku.
Perbedaan ini perlu dipahami karena mekanisme e-RUPS Perusahaan Terbuka memiliki aturan yang lebih khusus.
| Aspek | PT Tertutup | Perusahaan Terbuka |
|---|---|---|
| Dasar utama | UU PT | UU PT dan regulasi OJK |
| RUPS elektronik | Mengacu Pasal 77 UU PT | Mengikuti UU PT dan regulasi e-RUPS OJK |
| Aturan OJK khusus | Tidak berlaku secara umum | Berlaku sesuai ketentuan pasar modal |
| Sistem elektronik | Disesuaikan kebutuhan dan ketentuan hukum | Mengikuti ketentuan sistem RUPS elektronik |
| Pemberian kuasa elektronik | Mengikuti ketentuan yang berlaku bagi perseroan | Diatur secara khusus dalam regulasi pasar modal |
| Dokumentasi | Risalah dan dokumen pendukung | Risalah serta dokumentasi sesuai ketentuan OJK |
Perusahaan juga perlu memperhatikan bahwa POJK 14 Tahun 2025 mengatur sistem dan pelaksanaan RUPS secara elektronik untuk Perusahaan Terbuka.
Regulasi tersebut juga mengatur antara lain kewajiban penyedia sistem, tata cara pelaksanaan RUPS elektronik, pemberian kuasa elektronik, serta risalah dan ringkasan risalah rapat.
Cara Mengurangi Risiko Hukum Saat Melaksanakan RUPS Elektronik
Risiko hukum RUPS elektronik dapat dikurangi dengan memastikan prosedur perusahaan, sistem teknologi, dan dokumentasi rapat dipersiapkan secara bersamaan.
Perusahaan sebaiknya tidak baru memeriksa aspek legal setelah RUPS selesai.
Beberapa langkah berikut dapat digunakan sebagai checklist sebelum RUPS dilaksanakan.
- Periksa Anggaran Dasar Perseroan.
Pastikan aturan mengenai RUPS, kuorum, dan pengambilan keputusan sesuai dengan mekanisme yang akan digunakan.
- Tentukan regulasi yang berlaku.
Pastikan perusahaan mengetahui apakah hanya tunduk pada UU PT atau juga harus mengikuti regulasi OJK karena berstatus Perusahaan Terbuka.
- Pastikan identitas peserta dapat diverifikasi.
Sistem harus mampu membantu perusahaan memastikan siapa yang hadir dan siapa yang memiliki hak untuk memberikan suara.
- Uji sistem sebelum RUPS dimulai.
Perusahaan sebaiknya melakukan simulasi agar masalah koneksi, akses peserta, audio, video, atau pemungutan suara dapat diketahui lebih awal.
- Siapkan prosedur ketika terjadi gangguan.
Perusahaan perlu menentukan langkah yang harus dilakukan apabila peserta kehilangan koneksi ketika rapat atau pemungutan suara sedang berlangsung.
- Simpan seluruh dokumen pendukung.
Dokumen dapat mencakup bukti pemanggilan, daftar hadir, dokumen kuasa, hasil pemungutan suara, risalah, serta catatan elektronik yang relevan.
- Koordinasikan dengan notaris sejak awal.
Jika agenda RUPS membutuhkan akta notaris, koordinasi sebelum rapat akan membantu mencegah masalah ketika keputusan hendak dituangkan ke dalam akta.
Langkah terakhir yang sering dilupakan adalah membuat rencana cadangan untuk gangguan sistem.
Sebagai contoh, perusahaan dapat menentukan terlebih dahulu prosedur apabila platform mengalami gangguan ketika pemegang saham sedang memberikan suara.
Perusahaan juga dapat menentukan siapa yang bertanggung jawab mengambil keputusan teknis apabila terjadi masalah selama rapat.
Dengan cara tersebut, persoalan teknologi tidak langsung berubah menjadi persoalan tata kelola perusahaan.
Kesimpulan
RUPS secara elektronik merupakan mekanisme yang diakui dalam hukum Indonesia selama pelaksanaannya memenuhi ketentuan yang berlaku.
Untuk PT, dasar utama penyelenggaraan RUPS melalui media elektronik terdapat dalam Pasal 77 UU PT.
Sementara itu, Perusahaan Terbuka juga harus memperhatikan regulasi OJK yang berlaku.
Saat ini, ketentuan khusus mengenai pelaksanaan RUPS secara elektronik untuk Perusahaan Terbuka telah diperbarui melalui POJK Nomor 14 Tahun 2025 yang berlaku sejak 1 Juli 2025 dan mencabut POJK Nomor 16/POJK.04/2020.
Selain itu, POJK Nomor 15/POJK.04/2020 tetap menjadi salah satu dasar pengaturan mengenai rencana dan penyelenggaraan RUPS Perusahaan Terbuka.
Pada akhirnya, keberhasilan RUPS elektronik tidak hanya ditentukan oleh aplikasi yang digunakan.
Perusahaan juga harus memastikan proses pemanggilan, identitas peserta, kuorum, pemungutan suara, risalah, dan dokumentasi telah dipersiapkan dengan benar.
Dengan persiapan yang baik, RUPS elektronik dapat membantu perusahaan menjalankan proses pengambilan keputusan secara lebih praktis tanpa mengabaikan kepastian hukum.
Ringkasan
- RUPS secara elektronik diperbolehkan berdasarkan Pasal 77 UU Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.
- RUPS elektronik dapat dilakukan melalui telekonferensi, video konferensi, atau media elektronik lain yang memungkinkan peserta saling melihat dan mendengar secara langsung serta ikut berpartisipasi.
- Kehadiran peserta melalui media elektronik dapat diperhitungkan dalam menentukan kuorum RUPS.
- Setiap RUPS elektronik harus dibuatkan risalah sesuai ketentuan yang berlaku.
- PT tertutup dan Perusahaan Terbuka memiliki aturan yang berbeda dalam penyelenggaraan RUPS elektronik.
- Perusahaan Terbuka harus memperhatikan ketentuan OJK selain ketentuan dalam UU PT.
- POJK Nomor 14 Tahun 2025 merupakan regulasi terbaru yang mengatur pelaksanaan RUPS, RUPO, dan RUPSu secara elektronik.
- POJK Nomor 14 Tahun 2025 mulai berlaku pada 1 Juli 2025 dan mencabut POJK Nomor 16/POJK.04/2020.
- POJK Nomor 15/POJK.04/2020 mengatur rencana dan penyelenggaraan RUPS Perusahaan Terbuka.
- Keabsahan RUPS tidak hanya bergantung pada platform yang digunakan, tetapi juga pada pemanggilan, kuorum, hak peserta, pengambilan keputusan, dan dokumentasi.
- Perusahaan sebaiknya melibatkan notaris sejak tahap persiapan apabila agenda RUPS membutuhkan akta notaris atau tindakan administratif lebih lanjut.
Referensi
- Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, khususnya Pasal 77 mengenai penyelenggaraan RUPS melalui media elektronik.
- Otoritas Jasa Keuangan. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka.
- Otoritas Jasa Keuangan. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 14 Tahun 2025 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham, Rapat Umum Pemegang Obligasi, dan Rapat Umum Pemegang Sukuk Secara Elektronik.
- Otoritas Jasa Keuangan. FAQ POJK Nomor 14 Tahun 2025 tentang Pelaksanaan RUPS, RUPO, dan RUPSu Secara Elektronik.
