Dalam menjalankan bisnis, perusahaan sering membutuhkan bantuan pihak lain untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya.
Misalnya, perusahaan menggunakan jasa pemasaran digital, penyedia layanan IT, jasa pengiriman barang, hingga pemasok bahan baku untuk mendukung kegiatan usahanya.
Pihak ketiga yang membantu menyediakan barang atau jasa tersebut biasanya disebut vendor.
Namun, bekerja sama dengan vendor tidak cukup hanya berdasarkan kesepakatan melalui percakapan atau rasa saling percaya.
Perusahaan perlu memiliki aturan kerja sama yang jelas agar setiap pihak memahami tugas, tanggung jawab, biaya, dan batas waktu pekerjaan.
Salah satu cara untuk mengaturnya adalah dengan membuat perjanjian vendor.
Perjanjian ini membantu perusahaan dan vendor menjalankan kerja sama sesuai kesepakatan sekaligus mengurangi risiko perselisihan di kemudian hari.
Lantas, apa yang dimaksud dengan perjanjian vendor, apa saja isi pentingnya, dan bagaimana akibatnya jika kerja sama dilakukan tanpa kontrak tertulis?
Apa Itu Perjanjian Vendor dan Bagaimana Landasan Hukumnya?
Perjanjian vendor adalah kesepakatan antara perusahaan dan pihak penyedia barang atau jasa yang mengatur aturan kerja sama, termasuk tugas, biaya, hak, dan kewajiban masing-masing pihak.
Perjanjian tersebut menjadi pedoman bagi perusahaan dan vendor agar keduanya mengetahui apa yang harus dilakukan selama kerja sama berlangsung.
Dalam buku Hukum Perjanjian, Prof. R. Subekti menjelaskan bahwa perjanjian merupakan kesepakatan ketika seseorang berjanji kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu atau kedua pihak saling berjanji untuk melaksanakan suatu hal.
Dalam praktik bisnis, kesepakatan tersebut dapat dituangkan dalam dokumen tertulis agar lebih mudah dipahami dan dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan.
Dasar hukum perjanjian vendor di Indonesia
Di Indonesia, perjanjian vendor mengacu pada ketentuan hukum perjanjian dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata).
Selain itu, kerja sama yang dilakukan secara digital juga memiliki dasar hukum melalui Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
Berikut beberapa aturan yang perlu diketahui.
1. Pasal 1320 KUHPerdata tentang syarat sah perjanjian
Pasal 1320 KUHPerdata menjelaskan bahwa suatu perjanjian harus memenuhi empat syarat agar dianggap sah secara hukum.
Keempat syarat tersebut meliputi:
- Kesepakatan: Kedua pihak menyetujui isi perjanjian tanpa adanya paksaan atau penipuan.
- Kecakapan: Kedua pihak memiliki kemampuan hukum untuk membuat perjanjian.
- Objek yang jelas: Barang, jasa, atau pekerjaan yang menjadi bagian dari kerja sama harus dapat ditentukan.
- Sebab yang tidak dilarang: Isi dan tujuan perjanjian tidak boleh bertentangan dengan hukum.
2. Pasal 1338 KUHPerdata tentang kekuatan perjanjian
Pasal 1338 ayat (1) KUHPerdata menyatakan bahwa perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai aturan yang mengikat pihak-pihak yang membuatnya.
Artinya, perusahaan dan vendor wajib menjalankan kewajiban yang telah disepakati.
Karena itu, setiap pihak perlu membaca dan memahami isi kontrak sebelum menyetujuinya.
3. UU Nomor 1 Tahun 2024 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
Perjanjian vendor tidak harus selalu dibuat menggunakan kertas dan tanda tangan secara langsung.
Perusahaan juga dapat menggunakan kontrak elektronik melalui sistem digital.
Berdasarkan Pasal 5 UU ITE, informasi elektronik dan dokumen elektronik dapat diakui sebagai alat bukti hukum yang sah selama memenuhi ketentuan yang berlaku.
Sementara itu, Pasal 18 ayat (1) mengatur bahwa transaksi elektronik yang dituangkan dalam kontrak elektronik mengikat para pihak.
Dengan demikian, kontrak yang dibuat dan disetujui secara digital tetap dapat memiliki kekuatan hukum.
Bahkan, penggunaan tanda tangan elektronik dapat menjadi pilihan untuk mempermudah proses persetujuan kerja sama.
Apa Perbedaan Vendor dan Supplier dalam Bisnis?
Vendor dan supplier sama-sama menyediakan kebutuhan perusahaan, tetapi keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
Vendor biasanya menyediakan barang atau jasa untuk membantu kegiatan operasional perusahaan, sedangkan supplier lebih sering berperan memasok bahan baku atau barang yang dibutuhkan dalam proses produksi.
Dalam kegiatan bisnis, kedua istilah ini memang sering dianggap sama.
Padahal, perusahaan perlu memahami perbedaannya agar dapat menentukan bentuk kerja sama dan isi kontrak yang sesuai.
Berikut perbandingan keduanya.
| Aspek | Vendor | Supplier |
|---|---|---|
| Fungsi | Menyediakan barang atau jasa | Memasok barang atau bahan baku |
| Kebutuhan | Operasional dan kebutuhan pelanggan | Produksi dan persediaan |
| Contoh | Jasa IT, pemasaran, katering, logistik | Pemasok plastik, kain, bahan makanan |
| Isi kontrak | Jenis layanan, hasil pekerjaan, dan waktu penyelesaian | Jumlah barang, harga, kualitas, dan jadwal pengiriman |
Sebagai contoh, perusahaan makanan membutuhkan tepung sebagai bahan baku produksi.
Perusahaan yang memasok tepung tersebut berperan sebagai supplier.
Sementara itu, ketika perusahaan menggunakan jasa pihak ketiga untuk mengelola iklan digital, pihak penyedia jasa tersebut berperan sebagai vendor.
Meskipun memiliki fungsi berbeda, keduanya tetap membutuhkan kesepakatan yang jelas agar kerja sama berjalan lancar.
Apa Saja Klausul Penting yang Harus Ada dalam Perjanjian Vendor?
Klausul dalam perjanjian vendor adalah bagian yang menjelaskan aturan kerja sama antara perusahaan dan penyedia barang atau jasa.
Setiap klausul perlu dibuat dengan jelas agar kedua pihak memahami tanggung jawab masing-masing dan mengetahui tindakan yang harus dilakukan jika terjadi masalah.
Menurut prinsip proporsionalitas dalam kontrak yang dibahas oleh Prof. Dr. Agus Yudha Hernoko dalam buku Hukum Perjanjian: Asas Proporsionalitas dalam Kontrak Komersial, hak, kewajiban, dan risiko dalam perjanjian sebaiknya dibagi secara adil.
Berikut enam klausul penting yang sebaiknya dicantumkan dalam kontrak vendor.
1. Identitas Lengkap Kedua Pihak
Bagian pertama yang perlu dicantumkan adalah identitas perusahaan dan vendor yang terlibat dalam kerja sama.
Informasi tersebut berguna untuk memastikan siapa saja pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan perjanjian.
Beberapa informasi yang perlu dicantumkan antara lain:
- Nama perusahaan atau nama lengkap pihak yang bekerja sama.
- Nomor Induk Berusaha (NIB), jika relevan.
- Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
- Alamat perusahaan atau tempat tinggal.
- Nama dan jabatan orang yang mewakili perusahaan.
- Keterangan mengenai kewenangan pihak yang menandatangani kontrak.
Pastikan orang yang menandatangani perjanjian memang memiliki kewenangan untuk mewakili perusahaan.
2. Ruang Lingkup Pekerjaan dan Standar Layanan
Klausul ini menjelaskan pekerjaan yang harus dilakukan vendor selama kerja sama berlangsung.
Perusahaan perlu menjelaskan jenis pekerjaan, jumlah pekerjaan, standar hasil, dan batas waktu penyelesaiannya.
Sebagai contoh, perusahaan menggunakan jasa agensi pemasaran digital untuk mengelola media sosial.
Kontrak sebaiknya menjelaskan jumlah konten yang harus dibuat, jadwal unggahan, platform yang dikelola, dan waktu penyelesaian setiap pekerjaan.
Perusahaan juga dapat mencantumkan Service Level Agreement (SLA), yaitu kesepakatan mengenai standar layanan yang wajib dipenuhi vendor.
Dengan adanya aturan tersebut, perusahaan dapat menilai apakah pekerjaan vendor sudah sesuai dengan kesepakatan.
3. Harga, Cara Pembayaran, dan Pajak
Bagian ini mengatur seluruh biaya yang harus dibayarkan perusahaan kepada vendor.
Jangan hanya mencantumkan harga total, tetapi jelaskan juga cara dan waktu pembayarannya.
Beberapa hal yang perlu diatur meliputi:
- Total harga barang atau jasa.
- Besaran uang muka atau down payment (DP).
- Jadwal pembayaran atau termin.
- Batas waktu pembayaran tagihan.
- Denda apabila terjadi keterlambatan pembayaran.
- Ketentuan perubahan harga.
- Pajak yang dikenakan sesuai jenis transaksi dan ketentuan perpajakan.
Sebagai contoh, perusahaan menyepakati pembayaran jasa vendor sebesar Rp20 juta dengan sistem dua termin.
Kontrak perlu menjelaskan kapan pembayaran pertama dilakukan dan kapan sisa pembayaran harus dilunasi.
Selain itu, perusahaan perlu memastikan apakah harga yang disepakati sudah termasuk PPN atau belum.
Jika transaksi termasuk objek pemotongan PPh, pengaturan mengenai pemotongan dan penyetoran pajak juga perlu disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
4. Jangka Waktu dan Pengakhiran Kerja Sama
Klausul ini menjelaskan kapan kerja sama dimulai dan kapan perjanjian berakhir.
Perusahaan juga perlu mengatur apakah kontrak dapat diperpanjang secara otomatis atau harus melalui persetujuan kedua pihak.
Selain itu, tentukan kondisi yang memungkinkan kerja sama dihentikan sebelum masa kontrak berakhir.
Contohnya:
- Vendor tidak menyelesaikan pekerjaan sesuai kesepakatan.
- Salah satu pihak melanggar ketentuan penting dalam kontrak.
- Vendor tidak memperbaiki kesalahan setelah menerima pemberitahuan.
- Kedua pihak sepakat untuk mengakhiri kerja sama.
Jangan lupa mengatur penyelesaian pembayaran dan pekerjaan yang masih berjalan ketika kontrak dihentikan.
5. Kerahasiaan Informasi dan Kepemilikan Hasil Pekerjaan
Selama bekerja sama, vendor mungkin mendapatkan akses ke informasi penting milik perusahaan.
Informasi tersebut bisa berupa data pelanggan, laporan keuangan, daftar harga, strategi pemasaran, hingga dokumen internal perusahaan.
Karena itu, kontrak perlu memuat aturan mengenai kerahasiaan informasi atau Non-Disclosure Agreement (NDA).
Selain menjaga kerahasiaan, perusahaan juga perlu mengatur kepemilikan hasil pekerjaan yang dibuat oleh vendor.
Sebagai contoh, perusahaan menggunakan jasa desainer untuk membuat logo dan materi promosi.
Kontrak perlu menjelaskan apakah hasil desain menjadi milik perusahaan atau hanya boleh digunakan berdasarkan izin tertentu.
Apabila vendor memproses data pribadi pelanggan, perusahaan juga perlu memperhatikan ketentuan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).
Pasal 51 UU PDP mengatur bahwa pihak yang bertindak sebagai pemroses data pribadi wajib memproses data berdasarkan instruksi pengendali data pribadi dan sesuai ketentuan hukum.
6. Keadaan Kahar dan Penyelesaian Perselisihan
Klausul force majeure atau keadaan kahar mengatur kondisi di luar kendali para pihak yang menyebabkan pekerjaan tidak dapat dilakukan sebagaimana mestinya.
Contohnya adalah bencana alam, kebakaran besar, atau kejadian lain yang memenuhi ketentuan keadaan kahar dalam kontrak dan hukum.
Kontrak juga perlu menjelaskan apa yang harus dilakukan jika terjadi perselisihan antara perusahaan dan vendor.
Beberapa cara yang dapat disepakati antara lain:
- Musyawarah: Kedua pihak mencoba menyelesaikan masalah melalui pembicaraan langsung.
- Mediasi: Kedua pihak meminta bantuan pihak ketiga yang netral untuk membantu mencari kesepakatan.
- Arbitrase: Perselisihan diselesaikan melalui lembaga arbitrase yang disepakati, seperti Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI).
- Pengadilan: Jika tidak tercapai kesepakatan, perselisihan dapat diselesaikan melalui pengadilan yang berwenang.
Sebaiknya, kontrak juga menjelaskan batas waktu pemberitahuan dan langkah yang harus dilakukan sebelum perselisihan dibawa ke jalur hukum.
Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI!
Bagaimana Contoh Perjanjian Vendor yang Benar?
Contoh perjanjian vendor biasanya terdiri dari identitas kedua pihak, tujuan kerja sama, jenis pekerjaan, harga, hak dan kewajiban, serta aturan penyelesaian masalah.
Susunan dokumen dapat disesuaikan dengan jenis pekerjaan dan kebutuhan perusahaan.
Berikut contoh struktur perjanjian vendor yang dapat dijadikan referensi awal.
| Bagian Perjanjian | Isi yang Perlu Dicantumkan |
|---|---|
| Judul dan nomor kontrak | Nama perjanjian dan nomor dokumen |
| Identitas pihak | Data perusahaan dan vendor |
| Latar belakang | Alasan dan tujuan kerja sama |
| Ruang lingkup pekerjaan | Jenis dan detail pekerjaan |
| Hak dan kewajiban | Tanggung jawab masing-masing pihak |
| Harga dan pembayaran | Nilai kontrak dan jadwal pembayaran |
| Jangka waktu | Masa berlaku kerja sama |
| Sanksi | Konsekuensi jika terjadi pelanggaran |
| Kerahasiaan | Aturan penggunaan informasi perusahaan |
| Penyelesaian sengketa | Cara menyelesaikan perselisihan |
| Penutup | Persetujuan dan tanda tangan kedua pihak |
Berikut contoh sederhana bagian pembuka perjanjian vendor.
PERJANJIAN KERJA SAMA VENDOR
Pada hari ini, \(hari dan tanggal\), bertempat di \(lokasi\), telah dibuat perjanjian kerja sama antara:
PIHAK PERTAMA: \(Nama Perusahaan\), yang berkedudukan di \(alamat perusahaan\) dan diwakili oleh \(nama serta jabatan\).
PIHAK KEDUA: \(Nama Vendor\), yang berkedudukan di \(alamat\) dan diwakili oleh \(nama serta jabatan\).
Kedua pihak sepakat untuk bekerja sama dalam penyediaan \(jenis barang atau jasa\) berdasarkan aturan dan ketentuan yang tercantum dalam perjanjian ini.
Agar isi kontrak lebih lengkap, perusahaan juga dapat melampirkan beberapa dokumen pendukung.
Dokumen tersebut dapat berupa:
- Purchase Order (PO): Dokumen yang berisi pesanan barang atau jasa dari perusahaan kepada vendor.
- Quotation: Dokumen penawaran harga yang diberikan vendor kepada perusahaan.
- Statement of Work (SoW): Dokumen yang menjelaskan pekerjaan, target, dan hasil yang harus diselesaikan vendor.
- Dokumen spesifikasi: Berisi ukuran, standar kualitas, atau ketentuan teknis barang dan jasa.
Pastikan setiap dokumen yang dijadikan bagian dari perjanjian disebutkan secara jelas dalam kontrak agar tidak menimbulkan perbedaan pemahaman.
Perlu diperhatikan bahwa contoh tersebut merupakan kerangka dasar yang masih perlu disesuaikan dengan jenis kerja sama dan kebutuhan hukum perusahaan.
Apa Risiko Bekerja Sama dengan Vendor Tanpa Kontrak Tertulis?
Bekerja sama dengan vendor tanpa kontrak tertulis dapat menimbulkan masalah ketika salah satu pihak tidak menjalankan kesepakatan.
Meskipun perjanjian lisan pada dasarnya dapat dianggap sah menurut hukum Indonesia, perusahaan akan lebih sulit membuktikan isi kesepakatan apabila terjadi perselisihan.
Berikut tiga risiko yang perlu diperhatikan.
1. Sulit Membuktikan Jika Vendor Melanggar Kesepakatan
Salah satu masalah yang sering muncul dalam kerja sama tanpa kontrak tertulis adalah kesulitan membuktikan pelanggaran yang dilakukan vendor.
Misalnya, perusahaan sudah membayar vendor untuk menyediakan barang dalam waktu tujuh hari.
Namun, vendor tidak mengirimkan barang sesuai waktu yang dijanjikan dan tidak memberikan kepastian mengenai penyelesaiannya.
Jika tidak ada dokumen yang menjelaskan kesepakatan awal, perusahaan mungkin kesulitan membuktikan kapan barang seharusnya dikirim dan apa konsekuensi yang harus ditanggung vendor.
Dalam hukum perdata, kondisi ketika salah satu pihak tidak menjalankan kewajibannya sesuai perjanjian dikenal sebagai wanprestasi.
Pasal 1866 KUHPerdata mengatur beberapa jenis alat bukti dalam perkara perdata, yaitu bukti tulisan, saksi, persangkaan, pengakuan, dan sumpah.
Artinya, perjanjian lisan tetap dapat dibuktikan menggunakan alat bukti yang tersedia, tetapi perusahaan perlu memiliki bukti pendukung yang cukup untuk menjelaskan kesepakatan tersebut.
2. Biaya Pekerjaan Bisa Membengkak
Risiko berikutnya adalah munculnya biaya tambahan yang sebelumnya tidak pernah disepakati.
Masalah ini sering terjadi ketika perusahaan dan vendor tidak memiliki batas pekerjaan yang jelas.
Contohnya, perusahaan awalnya meminta vendor membuat 10 desain promosi.
Namun, selama proses pengerjaan, perusahaan meminta tambahan 15 desain tanpa membicarakan biaya tambahan.
Vendor mungkin menganggap pekerjaan tambahan tersebut harus dibayar, sedangkan perusahaan merasa pekerjaan tersebut masih termasuk dalam kesepakatan awal.
Perbedaan pemahaman seperti ini dapat menimbulkan perselisihan dan mengganggu anggaran perusahaan.
Untuk menghindarinya, perusahaan perlu mencantumkan jumlah pekerjaan, batas layanan, dan aturan penambahan pekerjaan dalam kontrak.
3. Data Perusahaan dan Hasil Pekerjaan Berisiko Disalahgunakan
Vendor terkadang mendapatkan akses ke informasi penting yang tidak boleh diketahui pihak luar.
Contohnya adalah daftar pelanggan, data transaksi, laporan keuangan, dan strategi bisnis perusahaan.
Jika tidak ada aturan mengenai kerahasiaan informasi, perusahaan dapat mengalami kesulitan ketika terjadi penggunaan atau penyebaran data tanpa izin.
Masalah serupa juga dapat terjadi pada hasil pekerjaan vendor, seperti desain, foto, video, dan materi promosi.
Sebagai contoh, perusahaan sudah membayar jasa pembuatan desain, tetapi tidak pernah membahas siapa yang memiliki hak atas hasil desain tersebut.
Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan perlu mengatur kerahasiaan informasi, kepemilikan hasil pekerjaan, hak penggunaan, dan kewajiban vendor setelah kerja sama berakhir.
Jasa Pendampingan dan Konsultan Hukum Profesional, Didampingi Advokat Resmi. KLIK DI SINI!
Ringkasan
Perjanjian vendor merupakan dokumen penting yang membantu perusahaan mengatur hubungan kerja sama dengan penyedia barang atau jasa.
Berikut beberapa hal utama yang perlu dipahami:
- Pengertian perjanjian vendor: Kesepakatan antara perusahaan dan penyedia barang atau jasa yang mengatur hak, kewajiban, dan aturan kerja sama.
- Dasar hukum: Mengacu pada Pasal 1320 dan Pasal 1338 KUHPerdata serta UU Nomor 1 Tahun 2024 tentang ITE untuk transaksi elektronik.
- Perbedaan vendor dan supplier: Vendor menyediakan barang atau jasa untuk kebutuhan perusahaan, sedangkan supplier umumnya memasok barang atau bahan baku.
- Klausul penting: Identitas pihak, ruang lingkup pekerjaan, harga, pembayaran, jangka waktu, kerahasiaan, kepemilikan hasil pekerjaan, dan penyelesaian sengketa.
- Contoh perjanjian: Dapat dilengkapi dengan PO, quotation, dan SoW untuk menjelaskan detail kerja sama.
- Risiko tanpa kontrak: Kesulitan membuktikan pelanggaran, biaya pekerjaan membengkak, dan informasi perusahaan berisiko disalahgunakan.
Pada akhirnya, membuat perjanjian vendor bukan berarti perusahaan tidak mempercayai mitra bisnisnya.
Justru, kontrak yang jelas membantu kedua pihak bekerja dengan lebih nyaman karena setiap tanggung jawab sudah disepakati sejak awal.
Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya selalu menyiapkan perjanjian tertulis sebelum memulai kerja sama, terutama untuk pekerjaan yang melibatkan nilai transaksi besar, informasi penting, atau tanggung jawab jangka panjang.
Jika belum memahami cara menyusun kontrak yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, perusahaan dapat meminta bantuan praktisi hukum untuk memeriksa dan menyiapkan perjanjian sebelum ditandatangani.
Referensi
1. Republik Indonesia. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata), khususnya Pasal 1320, Pasal 1338, Pasal 1865, dan Pasal 1866.
2. Republik Indonesia. (2024). Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
3. Republik Indonesia. (2022). Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
4. Subekti, R. Hukum Perjanjian. Jakarta: Intermasa.
5. Hernoko, Agus Yudha. Hukum Perjanjian: Asas Proporsionalitas dalam Kontrak Komersial.
6. Tarigan, N. F., & Sawitri, D. A. D. (2025). “Legalitas Hukum Pembuatan Kontrak Kerja Sama di Bidang Perdagangan yang Dilakukan Secara Digital.” Jurnal Media Akademik, Vol. 3, No. 10. https://doi.org/10.62281/jgvcjb96.
7. Sari, F. K., & Wahyuni, A. S. (2026). “Akibat Hukum Wanprestasi Dalam Perjanjian Lisan Berdasarkan Ketentuan KUHPerdata (Putusan Nomor 5/Pdt.G/2024/PN Lsm).” Ekasakti Jurnal Penelitian dan Pengabdian, Vol. 6, No. 2, hlm. 322–333. https://doi.org/10.31933/ejpp.v6i2.1444.
8. Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-undangan, Kementerian Hukum. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata.
9. Kementerian Komunikasi dan Digital Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
10. Kementerian Komunikasi dan Digital Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
